E-Mail-Archivierung
Sie können anhand von Regeln eingehende E-Mails in SmartWe automatisch archivieren. Ein Dienst prüft die Regeln in festen Intervallen und archiviert die E-Mails, auf die diese Regeln zutreffen.
Für ein E-Mail-Konto können Sie beliebig viele Regeln für die Archivierung festlegen.
E-Mail-Archivierung einrichten
- Öffnen Sie die App Einstellungen.
- Öffnen Sie den Bereich E-Mail.
- Klicken Sie im Block E-Mail-Archivierung auf die Schaltfläche.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie Ihre Eingaben.
Felder für die E-Mail-Archivierung
Feld/Block | Beschreibung |
|---|---|
Name der Regel | Der Name der Regel wird nur in den Einstellungen angezeigt und dient der zweifelsfreien Unterscheidung der verschiedenen Regeln. |
Konto | Das E-Mail-Konto, für das die Regel angelegt wird. In der Liste sind nur die E-Mail-Konten verfügbar, für die ein Posteingangsserver konfiguriert wurde. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Seite E-Mail-Konto anlegen oder bearbeiten. |
Ordner | Der Ordner Ihres E-Mail-Kontos, in dem die zu archivierenden E-Mails gespeichert sind. In der Liste sind alle Ordner des E-Mail-Kontos enthalten. Darunter können auch Ordner sein, die keine E-Mails enthalten, wie der Ordner Aufgaben eines Exchange-Servers. Für diese Ordner können Sie keine Archivierungsregeln festlegen. Der Posteingang (INBOX) kann nicht für die automatische Archivierung gewählt werden. Wenn Sie trotzdem die eingehenden E-Mails archivieren möchten, dann empfehlen wir folgende Vorgehensweise: Legen Sie in Ihrem E-Mail-Client eine Regel an, um alle eingehenden E-Mails in einen gesonderten Ordner zu verschieben. Diesen Ordner können Sie dann für die E-Mail-Archivierung in SmartWe auswählen. |
Nach Archivierung auf dem Server löschen | Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die archivierten E-Mails nach der Archivierung vom E-Mail-Server gelöscht. Dies kann zur Folge haben, dass die betroffenen E-Mails nicht mehr im E-Mail-Client verfügbar sind. |
Zugriffsrecht „Persönlich“ für alle festlegen | Mit dieser Option können Sie den Zugriff auf die archivierten E-Mails einschränken. Die E-Mails sind nur für den Benutzer sichtbar, der die Archivierungsregel eingestellt hat. |
Nur neue E-Mails Archivieren | Mit dieser Option erreichen Sie, dass nur neue E-Mails von der Archivierungsregel berücksichtigt werden. Bereits gelesene E-Mails werden nicht archiviert. |
SmartTags | Die hier eingetragenen SmartTags werden in die archivierten E-Mails übernommen. Auf diese Weise können Sie einfach nach diesen E-Mails suchen oder Filterregeln einstellen. |