Serienbrief anlegen
Einen Serienbrief können Sie an verschiedenen Stellen in SmartWe anlegen. Welche Methode am besten geeignet ist, hängt davon ab, wie Sie die Empfänger des Serienbriefs verwalten möchten.
- Wenn Sie noch nicht genau wissen, welche Empfänger Sie anschreiben möchten, legen Sie den Serienbrief am besten in der App Dokumente an.
- Wenn Sie den Serienbrief regelmäßig an bestimmte Empfänger versenden, ist die Verwaltung der Empfänger über einen Verteiler empfehlenswert. Den Serienbrief legen Sie anschließend im Verteiler-Datensatz an.
- Wenn Sie nur einen bestimmten Kontakt oder mehrere Kontakte einmalig anschreiben möchten, können Sie den oder die Kontakte in der App Kontakte wählen und anschließend den Serienbrief anlegen.
Ein Serienbrief ist in SmartWe ein Dokument-Datensatz mit einer Microsoft Word-Datei. Damit ein solcher Dokument-Datensatz in SmartWe angelegt werden kann, muss die Microsoft Word-Datei bereits vorhanden sein. Sie können im ersten Schritt ein leeres Dokument als Platzhalter hochladen und dieses anschließend in SmartWe zum Bearbeiten öffnen.
Serienbrief in der App Dokumente anlegen
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die App Dokumente.
- Klicken Sie auf Neu.
- Wählen Sie Serienbrief aus Datei anlegen.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um die gewünschte Datei zu wählen.
- Klicken Sie auf Hochladen, nachdem Sie die Datei gewählt haben.
- Der Dokument-Datensatz wird angelegt und zum Bearbeiten geöffnet.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie den Datensatz.
Serienbrief aus einem Verteiler anlegen
Vorgehensweise
- Öffnen Sie den gewünschten Verteiler im Lesemodus.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü.
- Wählen Sie Verteiler anschreiben.
- Wählen Sie Serienbrief aus Datei anlegen.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um die gewünschte Datei zu wählen.
- Klicken Sie auf Hochladen, nachdem Sie die Datei gewählt haben.
Serienbrief in der App Kontakte anlegen
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die App Kontakte und anschließend die gewünschte Liste.
- Markieren Sie einen oder mehrere Kontakte.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Serienbrief anlegen.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um die gewünschte Datei zu wählen.
- Klicken Sie auf Hochladen, nachdem Sie die Datei gewählt haben.
- Der Dokument-Datensatz wird angelegt und zum Bearbeiten geöffnet.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie den Datensatz.
Felder für Dokumente
Feld/Block | Beschreibung |
|---|---|
Stichwort | Das Stichwort wird automatisch mit dem Namen des hochgeladenen Dokuments ausgefüllt. Sie können den Wert bei Bedarf anpassen. |
Kategorie | Das Feld Kategorie ist nur dann verfügbar, wenn der Administrator für diesen Datensatz-Typ Kategorien festgelegt hat. Sie können bei Bedarf mehrere Kategorien wählen. |
Klassifikation | Das Feld Klassifikation ist nur dann verfügbar, wenn für diesen Datensatz-Typ Klassifikationen festgelegt worden sind. |
Dokumentendatum | Das Dokumentendatum wird automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, wenn Sie eine Datei hochladen. Sie können das Dokumentendatum bei Bedarf ändern. |
Gültig ab/Gültig bis | Mit den Feldern Gültig ab und Gültig bis können Sie eine bestimmte Gültigkeitsdauer für das Dokument eintragen. |
Zugriffsberechtigte | Im Block Zugriffsberechtigte legen Sie die Zugriffsrechte auf diesen Datensatz fest. Zugriffsberechtigte können Benutzer oder Gruppen sein. Sie können einstellen, welches Recht für einen Zugriffsberechtigten maximal möglich ist. Allerdings kann das tatsächliche Recht des Zugriffsberechtigten abweichend sein, da die vom Administrator eingestellten Zugriffsrechte ausschlaggebend sind.
|
SmartTags | Mit SmartTags können Sie Datensätze taggen und auf diese Weise thematisch zusammenpassende Daten schneller finden. |
Notizen | Im Feld Notizen können Sie z. B. zusätzliche Informationen eingeben, die nicht in die restlichen Felder passen. |