Dokument anlegen

Ein neues Dokument können Sie anlegen, indem Sie entweder eine Datei via Drag & Drop in SmartWe ziehen oder indem Sie in der App Dokumente auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Datensatzes klicken.

Dokument via Drag & Drop anlegen

Wenn Sie ein Dokument via Drag & Drop anlegen, können Sie die Archivdatei einfach in SmartWe ziehen. Sie können das Dokument an nahezu jede Stelle ziehen. Einige Apps und Bereiche sind jedoch aus technischen Gründen nicht möglich, z. B. die folgenden: Kopfbereich, Einstellungen, Administration, Kalender und Picasso-Suche.

Wenn Sie die Datei an eine Stelle schieben, an der Drag & Drop möglich ist, wird kein Symbol angezeigt.

Tipp

Dateien im .eml-Format werden automatisch als E-Mail archiviert, wenn Sie diese in SmartWe ziehen.

E-Mails archivieren

Symbol	Bedeutung	Beschreibung
	Dokument anlegen	Lädt die gewählte Datei hoch und legt den Dokument-Datensatz an. Dieses Symbol wird z. B. dann angezeigt, wenn Sie die Datei auf eine Liste ziehen.
	Dokument anlegen und verknüpfen	Lädt die gewählte Datei hoch und legt den Dokument-Datensatz an. Dieses Symbol wird in den folgenden Fällen angezeigt: Wenn Sie die Datei auf einen zum Lesen geöffneten Datensatz ziehen. Der Dokument-Datensatz wird angelegt und mit dem geöffneten Datensatz verknüpft. Wenn Sie die Datei auf eine Erweiterte Liste einer Akte oder einer Dokument-Verknüpfungsliste ziehen, wird der Dokument-Datensatz angelegt und mit dem Ausgangsdatensatz verknüpft. Der neue Dokument-Datensatz wird anschließend in der geöffneten Liste angezeigt.

Dokument via Schaltfläche anlegen

Tipp

Die hier beschriebene Vorgehensweise eignet sich vor allem dann, wenn Dokument bereits existiert und nur noch in SmartWe hochgeladen werden soll. Wenn Sie ein Archivdokument mit einer leeren Präsentation, Tabelle oder Textdokument anlegen möchten, dann verwenden Sie die Funktion Office-Dokument anlegen.

Office-Dokument anlegen

Vorgehensweise

Öffnen Sie die App Dokumente.
Klicken Sie auf Neu.
Wählen Sie Archivdokument anlegen.
Hinweise
SmartWeTeam SmartWePremium
Wenn Sie mindestens SmartWe Team einsetzen, können Sie alternativ eine Dokumentvorlage verwenden.
Wählen Sie dazu den Eintrag Vorlage verwenden.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um die gewünschte Datei zu wählen.
Klicken Sie auf Hochladen, nachdem Sie die Datei gewählt haben.
Der Dokument-Datensatz wird angelegt und zum Bearbeiten geöffnet.
Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie den Datensatz.

Felder für Dokumente

Feld/Block	Beschreibung
Stichwort	Das Stichwort wird automatisch mit dem Namen des hochgeladenen Dokuments ausgefüllt. Sie können den Wert bei Bedarf anpassen.
Kategorie	Das Feld Kategorie ist nur dann verfügbar, wenn der Administrator für diesen Datensatz-Typ Kategorien festgelegt hat. Sie können bei Bedarf mehrere Kategorien wählen.
Klassifikation	Das Feld Klassifikation ist nur dann verfügbar, wenn für diesen Datensatz-Typ Klassifikationen festgelegt worden sind.
Dokumentendatum	Das Dokumentendatum wird automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, wenn Sie eine Datei hochladen. Sie können das Dokumentendatum bei Bedarf ändern.
Gültig ab/Gültig bis	Mit den Feldern Gültig ab und Gültig bis können Sie eine bestimmte Gültigkeitsdauer für das Dokument eintragen.
Zugriffsberechtigte	Im Block Zugriffsberechtigte legen Sie die Zugriffsrechte auf diesen Datensatz fest. Zugriffsberechtigte können Benutzer oder Gruppen sein. Sie können einstellen, welches Recht für einen Zugriffsberechtigten maximal möglich ist. Allerdings kann das tatsächliche Recht des Zugriffsberechtigten abweichend sein, da die vom Administrator eingestellten Zugriffsrechte ausschlaggebend sind. Zugriffsrechte Vollständige Rechte: Der Zugriffsberechtigte erhält das Maximalrecht, das er auf diesen Datensatz-Typ hat. Lesen: Der Zugriffsberechtigte darf den Datensatz lesen. Rechte anderer (maximal): Einstellung der Fremdzugriffsrechte. Hier legen Sie fest, welche Rechte die Benutzer oder Gruppen erhalten, die auf mindestens einen der eingetragenen Zugriffsberechtigten Fremdzugriffsrechte haben. Wenn Sie Persönlich wählen, dürfen nur die eingetragenen Zugriffsberechtigten auf diesen Datensatz zugreifen.
SmartTags	Mit SmartTags können Sie Datensätze taggen und auf diese Weise thematisch zusammenpassende Daten schneller finden. SmartTags anlegen und bearbeiten
Notizen	Im Feld Notizen können Sie z. B. zusätzliche Informationen eingeben, die nicht in die restlichen Felder passen. Notizen in Datensätzen