E-Mails archivieren
In SmartWe können Sie wichtige E-Mails archivieren, z. B. um die Kommunikation mit einem Kunden umfassend zu dokumentieren.
Die Archivierung von E-Mails ist mit dem Add-In für Microsoft Outlook möglich. Ausführliche Informationen zu dem Add-In finden Sie auf der folgenden Seite:
E-Mails ohne Microsoft Outlook archivieren
In SmartWe können Sie ein E-Mail-Konto einrichten, um E-Mails automatisch archivieren zu lassen. Microsoft Outlook ist dafür nicht erforderlich.
E-Mails via Drag & Drop archivieren
E-Mails können in einem E-Mail-Programm als .eml-Datei gespeichert werden. Solche .eml-Dateien können Sie via Drag & Drop archivieren.
Wenn die E-Mail als .msg-Datei vorliegt, wird die Datei als Dokument archiviert und nicht als E-Mail.
Beim Archivieren via Drag & Drop werden automatisch folgende Verknüpfungen angelegt:
- Empfänger und Absender der E-Mail werden mit dem jeweiligen Kontakt-Datensatz verknüpft, falls ein Kontakt-Datensatz zu den jeweiligen E-Mail-Adressen gefunden wird.
- Wenn Sie die .eml-Datei auf einen Datensatz ziehen, wird der entsprechende Datensatz mit der neuen E-Mail verknüpft.
E-Mail via Drag & Drop archivieren
- Ziehen Sie die .eml-Datei via Drag & Drop in SmartWe.
- Der Datensatz wird angelegt und zwischengespeichert und das Fenster E-Mail öffnet sich.
Sie können die .eml-Datei an nahezu jede Stelle ziehen. Einige Apps und Bereiche sind jedoch aus technischen Gründen nicht möglich, z. B. die folgenden: Kopfbereich, Einstellungen, Administration, Kalender und Picasso-Suche.
- Passen Sie ggf. den Namen und die weiteren Felder des Datensatzes an und klicken Sie auf Speichern.
- Der Datensatz wird mit den angepassten Angaben gespeichert. Falls Sie die .eml-Datei auf einen anderen Datensatz gezogen hatten, wird in diesem Schritt der E-Mail-Datensatz auch mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft.
Wenn Sie eine E-Mail via Drag & Drop archivieren, wird der E-Mail-Datensatz immer zuerst zwischengespeichert. Wenn Sie im Fenster E-Mail auf Abbrechen klicken, ist der neue Datensatz trotzdem in SmartWe angelegt.
Wenn Sie die E-Mail doch nicht archivieren möchten, dann klicken Sie in dem Fenster E-Mail auf die Schaltfäche Entfernen. Alternativ können Sie den Datensatz nachträglich löschen.
