Benutzerdaten und Gruppen
Auf der Seite Benutzerdaten und Gruppen legen Sie allgemeine Einstellungen fest.
Details
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Anzeigename | Der Anzeigename wird in SmartWe an verschiedenen Stellen angezeigt, z. B. im Block Zugriffsberechtigte. |
Benutzername | Der Benutzername ist der Name, mit dem sich der Anwender an SmartWe anmeldet. Nachdem Sie einen Anzeigenamen eingegeben haben, wird der Anzeigename automatisch in das Feld Benutzername übernommen. Sie können den Benutzernamen bei Bedarf ändern. Der Benutzername wird immer in Großbuchstaben angezeigt. Bei der Anmeldung an SmartWe muss der Benutzer die Groß- und Kleinschreibung nicht beachten. |
Beschreibung | Im Feld Beschreibung können Sie einen Text eingeben, der z. B. bei der Auswahl eines Benutzers angezeigt wird. Eine Beschreibung kann z. B. der Name der Abteilung oder die Berufsbezeichnung des Benutzers sein. |
Im Feld E-Mail geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein. Die E-Mail-Adresse wird unter anderem für Benachrichtigungen per E-Mail verwendet und ist unbedingt erforderlich. | |
Sprache | Im Feld Sprache können Sie die bevorzugte Sprache des Benutzers wählen. Beim nächsten Anmelden des Benutzers an SmartWe wird SmartWe in dieser Sprache geöffnet. Benutzer können diese Vorgabe in der App Einstellungen ändern. |
Land | Im Feld Land wählen Sie das Standardland. Das Standardland wird in Länderlisten immer ganz oben angezeigt. Benutzer können diese Vorgabe in der App Einstellungen ändern. |
Zeitzone | Die Wahl der Zeitzone ist dann von Vorteil, wenn Benutzer von SmartWe in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Die Zeitzone wird z. B. beim Versand von Benachrichtigung zu Terminen berücksichtigt. Benutzer können diese Vorgabe in der App Einstellungen ändern. |
Administrator | Aktivieren Sie die Option Administrator, wenn der Benutzer administrative Einstellungen tätigen darf. |
Deaktiviert | Mit der Option Deaktiviert können Sie einen Benutzer deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden. Für deaktivierte Benutzer fallen ab dem nächsten Abrechnungszeitraum keine Kosten mehr an. Nachdem Sie die Option Deaktiviert gewählt haben, können Sie einstellen, ob alle Daten erhalten bleiben oder ob persönliche Daten gelöscht werden sollen. Persönliche Daten sind alle Datensätze, die von dem deaktivierten Benutzer mit der Option Persönlich gekennzeichnet wurden und auf die kein weiterer Benutzer Zugriffsrechte hat. Zusätzlich werden benutzerspezifische Einstellungen gelöscht, z. B. eigene Ansichten oder Kalendereinstellungen. Ein Benutzer kann nicht gelöscht werden. |
Anmeldung
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Kennwort, Kennwort bestätigen | In die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen geben Sie das gewünschte Kennwort des neuen Benutzers ein. Da das Kennwort nach 14 Tagen seine Gültigkeit verliert, muss der Benutzer innerhalb dieser Zeit ein neues Kennwort festlegen. Der Benutzer kann das Kennwort nach der Anmeldung in der App Einstellungen ändern. Diese Felder werden beim Anlegen eines neuen Benutzers angezeigt. |
Kennwortänderung bei nächster Anmeldung erzwingen | Wenn Sie diese Option aktivieren, muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung an SmartWe sein Kennwort ändern. Diese Option ist empfehlenswert, wenn Sie für den Benutzer das Kennwort vergeben haben und das neue Kennwort im Klartext mitgeteilt haben. Durch die sofortige Kennwortänderung durch den Benutzer wird die Sicherheit erhöht. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie die Einstellungen eines Benutzers bearbeiten. |
Temporär gesperrt | Die Option temporär gesperrt ist in den meisten Fällen inaktiv und kann nicht manuell aktiviert werden. Wenn ein Benutzer zu viele fehlerhafte Anmeldeversuche verursacht hat, kann dieser Benutzer temporär gesperrt werden. Die Option temporär gesperrt wird dann automatisch aktiviert und bleibt so lange aktiviert, bis der Zeitraum der temporären Sperre abgelaufen ist. Sie können die temporäre Sperre vorzeitig aufheben, indem Sie die Option temporär gesperrt für diesen Benutzer deaktivieren. Die Anzahl der Fehlversuche, den Zeitraum der Sperre und die Zurücksetzungsdauer können Sie in der App Administration im Bereich Sicherheit einstellen. |
Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert | Diese Option zeigt, ob der entsprechende Benutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzt. Bei Verlust oder Defekt des für die Anmeldung registrierten mobilen Endgeräts können Sie die Option Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert deaktivieren und somit die Anmeldung über die Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen. Der Benutzer kann sich anschließend wieder ohne Bestätigung über die App SecureLogin – CAS & SmartWe anmelden und kann bei Bedarf die Zwei-Faktor-Authentifizierung wieder für ein neues mobiles Endgerät aktivieren. Wenn Sie diese Option deaktivieren, erhält der Benutzer anschließend eine Benachrichtigung per E-Mail. |
Kennwort ändern | Nach einem Klick auf die Schaltfläche Kennwort ändern können Sie für den Benutzer ein neues Kennwort vergeben. Der Benutzer wird per E-Mail über die Kennwortänderung informiert. Das Kennwort wird dabei nicht in dieser E-Mail übermittelt. Teilen Sie deshalb dem Benutzer das neue Kennwort mit, nachdem Sie das Kennwort geändert haben. Da das Kennwort nach 14 Tagen seine Gültigkeit verliert, muss der Benutzer innerhalb dieser Zeit ein neues Kennwort festlegen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie die Einstellungen eines Benutzers bearbeiten. |
Mitgliedschaft in Gruppen
Im Block Mitgliedschaft in Gruppen können Sie alle Gruppen eintragen, in denen der Benutzer Mitglied ist.
Die Gruppe Alle Benutzer ist standardmäßig eingetragen und kann nicht entfernt werden.
Verknüpfter Kontakt
Im Block Verknüpfter Kontakt ist in der Regel keine Änderung notwendig. Der automatisch eingetragene Kontakt wird beim Registrieren automatisch angelegt. Sie können jedoch bei Bedarf einen anderen Kontakt mit dem Benutzer verknüpfen. Dieser Kontakt muss bereits in SmartWe vorhanden sein, damit Sie die Verknüpfung vornehmen können.
Wenn Sie für einen Benutzer ein Benutzerbild hochladen möchten, können Sie dies im Datensatz des verknüpften Kontakts tun. Das Bild wird anschließend z. B. bei der Auswahl der Zugriffsberechtigten angezeigt.