Aktionen für Dokumente
Im Aktionsmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Die Funktionen können je nach Art des Dokuments abweichend sein.
Aktionen für einen Datensatz
In einem geöffneten Datensatz finden Sie alle Aktionen oben rechts. Die Aktionen können sowohl im Aktionsmenü als auch als Schaltflächen neben dem Aktionsmenü vorhanden sein.
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Aktionsmenü.
Funktion | Beschreibung | |
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Als Vorlage speichern | Mit dieser Schaltfläche können Sie den aktuellen Datensatz als Vorlage speichern. Diese Funktion ist sowohl beim Anlegen eines Datensatzes verfügbar als auch im Lesemodus eines vorhandenen Datensatzes. | |
Vorlage verwenden | Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Vorlage wählen, deren Daten und Verknüpfungen in den aktuellen Datensatz übernommen werden. Hinweis Bereits ausgefüllte Felder werden beim Übernehmen einer Vorlage überschrieben. Diese Funktion ist beim Anlegen eines Datensatzes verfügbar. Diese Funktion ist zusätzlich im Menü Neu der App Dokumente verfügbar. | |
Löschen | Mit dieser Schaltfläche löschen Sie den geöffneten Datensatz. Der Datensatz wird in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Diese Funktion ist beim Bearbeiten eines Datensatzes verfügbar. |
Funktion | Beschreibung | |
|---|---|---|
Als Vorlage speichern | Mit dieser Schaltfläche können Sie den aktuellen Datensatz als Vorlage speichern. Diese Funktion ist sowohl beim Anlegen eines Datensatzes verfügbar als auch im Lesemodus eines vorhandenen Datensatzes. | |
Archivdatei exportieren | Mit dieser Schaltfläche können Sie die im Dokument enthaltene Archivdatei exportieren. | |
Archivdatei überschreiben | Mit dieser Schaltfläche können Sie die im Dokument enthaltene Archivdatei überschreiben und somit austauschen. | |
Automatische Versionierung aktivieren | Mithilfe der automatischen Versionierung können Sie bei jedem Speichern eines Dokuments eine neue Version erstellen. Auf diese Weise wird jede Änderung an dem archivierten Dokument lückenlos protokolliert. Hinweis Das Aktivieren dieser Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Eine neue Version wird bei jedem Speichern der Archivdatei erstellt. Das gilt sowohl für das direkte Bearbeiten der Datei als auch für die Nutzung der Funktion Archivdatei überschreiben im Aktionsmenü des Datensatzes. | |
Datensatz teilen | Mit dieser Schaltfläche können Sie eine URL des aktuell zum Lesen geöffneten Datensatzes anzeigen lassen. Diese URL können Sie anschließend in die Zwischenablage kopieren und mit anderen Benutzern teilen. | |
Dokument erstellen | Hinweise Mit dieser Schaltfläche können Sie ein Dokument anlegen, das auf einer Vorlage basiert. Die Schaltfläche ist nur dann verfügbar, wenn für den aktuell geöffneten Datensatz-Typ eine Vorlage angelegt worden ist. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. | |
Dokument per E-Mail versenden | Mit dieser Schaltfläche können Sie die im Dokument enthaltene Archivdatei per E-Mail versenden. | |
Mit dieser Schaltfläche wird ein PDF generiert, das Sie anschließend drucken können. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. | ||
Duplizieren | Mit dieser Schaltfläche duplizieren Sie den geöffneten Datensatz. Sie können wählen, ob Sie den Datensatz mit oder ohne Verknüpfungen duplizieren möchten. | |
E-Mail an Zugriffsberechtigte senden | Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie eine neue E-Mail Ihres Standard-E-Mail-Clients. Alle Zugriffsberechtigten des Datensatzes sind als Empfänger eingetragen. Diese Funktion ist nur dann verfügbar, wenn in dem Datensatz andere Zugriffsberechtigte als Sie selbst eingetragen sind. | |
Journal anzeigen | Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Journal, in dem Sie den Änderungsverlauf für den geöffneten Datensatz prüfen können. | |
Neue Version erstellen | Mit dieser Schaltfläche legen Sie eine neue Version des Archivdokuments an. Die neue Version wird immer ausgehend von der Arbeitskopie erstellt. Die Arbeitskopie ist das Dokument, das Sie bearbeiten könnten. | |
Verknüpfen mit | Mit dieser Schaltfläche können Sie weitere Datensätze mit den gewählten Datensätzen verknüpfen. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. | |
xRM-Mailing anlegen | Hinweise SmartWePremium Mit dieser Schaltfläche können Sie ein xRM-Mailing anlegen. Die Schaltfläche ist nur dann verfügbar, wenn für den aktuell geöffneten Datensatz-Typ mindestens eine Vorlage vorhanden ist und Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. | |
Zeiterfassung anlegen | Hinweise App StoreRessourcen & Zeiten Mit dieser Schaltfläche legen Sie eine neue Zeiterfassung an und verknüpfen diese mit dem gewählten Datensatz. |
Aktionen in einer Ansicht
In Ansichten finden Sie alle Aktionen oben rechts. Die Aktionen können sowohl im Aktionsmenü als auch als Schaltflächen neben dem Aktionsmenü vorhanden sein.
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Aktionsmenü.
Funktion | Beschreibung | |
|---|---|---|
Datensätze teilen | Mit dieser Schaltfläche können Sie mehrere, zuvor markierte Datensätze teilen. Dabei wird eine URL erzeugt, die zu einer Liste der zuvor markierten Datensätze führt. Diese URL können Sie anschließend in die Zwischenablage kopieren und mit anderen Benutzern teilen. Sie können bis zu 100 Datensätze mit einer URL teilen. | |
Dokument erstellen | Hinweise Mit dieser Schaltfläche können Sie ein Dokument anlegen, das auf einer Vorlage basiert. Die Schaltfläche ist nur dann verfügbar, wenn für den aktuell geöffneten Datensatz-Typ eine Vorlage angelegt worden ist. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. | |
Mit dieser Schaltfläche wird ein PDF generiert, das Sie anschließend drucken können. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. | ||
Exportieren | Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Menü mit zwei Einträgen:
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Löschen | Mit dieser Schaltfläche löschen Sie die gewählten Datensätze. Die Datensätze werden in den Papierkorb verschoben. Die Inhalte des Papierkorbs werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht. | |
SmartTags bearbeiten | Mit dieser Schaltfläche können Sie SmartTags zu mehreren Datensätzen gleichzeitig hinzufügen oder aus diesen Datensätzen entfernen. | |
Verknüpfen mit | Mit dieser Schaltfläche können Sie weitere Datensätze mit den gewählten Datensätzen verknüpfen. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. | |
Weitere Aktionen | Mit dieser Schaltfläche können Sie weitere Aktionen anlegen oder ausführen. | |
xRM-Mailing anlegen | Hinweise SmartWePremium Mit dieser Schaltfläche können Sie ein xRM-Mailing anlegen. Die Schaltfläche ist nur dann verfügbar, wenn für den aktuell geöffneten Datensatz-Typ mindestens eine Vorlage vorhanden ist und Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. |
