Regeln anlegen

Neue Regeln legen Sie in der App Administration an.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die App Administration.
  2. Öffnen Sie den Bereich Regeln.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Regel anzulegen.
  4. Das Fenster Benachrichtigung wird geöffnet. Sie können die Einstellungen für die neue Regel jetzt vornehmen.

Konfiguration

Feld

Beschreibung

Name

Geben Sie einen möglichst aussagekräftigen Namen für die Regel ein. Der Name wird im Bereich Benachrichtigungen in der App Einstellungen angezeigt. Weitere Informationen über den Inhalt der Regel sind für die Abonnenten nicht sichtbar.

Datensatz-Typ

Wählen Sie den Datensatz-Typ, für den die Regel durchgeführt werden soll.

 
Hinweis

Wenn Sie den Datensatz-Typ nachträglich ändern, werden alle Einstellungen in den Bereichen Überwachte Daten und Regeldetails zurückgesetzt.

Aktiviert

Mit der Option Aktiviert legen Sie fest, ob die Regel von den Benutzern abonniert werden darf. Wenn die Regel nicht aktiviert ist, wird sie im Bereich Benachrichtigungen der App Einstellungen nicht angezeigt.

Die Regel wird ab dem Zeitpunkt überwacht und ausgeführt, zu dem sie aktiviert wurde. Die Benachrichtigungen werden allerdings frühestens zum eingestellten Startzeitpunkt versendet und auch nur dann, wenn die Regel abonniert wurde.

Überwachte Ereignisse

Aktivieren Sie alle Ereignisse, durch die eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll. Die folgenden Ereignisse stehen zur Verfügung:

  • Datensatz wird angelegt
  • Datensatz wird geändert
  • Datensatz wird gelöscht
  • Datensatz wird verknüpft
  • SmartTags eines Datensatzes werden geändert

Für das Ereignis Datensatz wird verknüpft können ggf. zwei Benachrichtigungen pro Verknüpfung versendet werden, da das Ereignis für beide Datensätze ausgelöst wird.

 
Beispiel

Sie legen eine Benachrichtigung für den folgenden Fall an: Ein Kontakt wird mit einem anderen Datensatz verknüpft. Wenn jetzt ein Kontakt mit einer Aufgabe verknüpft wird, dann werden die beiden folgenden Fälle als Auslöser für je eine Benachrichtigung erkannt: Kontakt wird mit Aufgabe verknüpft und Aufgabe wird mit Kontakt verknüpft.

Intervall

In der Liste Intervall wählen Sie, in welchen Abständen die Benachrichtigungen versendet werden sollen.

  • Baldmöglichst bedeutet,dass der Regel-Abonnent für jede ausgelöste Benachrichtigung eine E-Mail erhält. Die Benachrichtigung wird zum nächsten Zeitpunkt der Überprüfung versendet.
  • Viertelstündlich, Halbstündlich, Stündlich, Täglich und Wöchentlich bedeutet, dass der Regel-Abonnent in dem gewählten Intervall E-Mail-Benachrichtigungen erhält, wenn eine abonnierte Regel ausgelöst wurde.
  • Mit der Option Täglich werden die Benachrichtigungen alle 24 Stunden verschickt. Da pro Datensatz mindestens eine E-Mail verschickt wird, können durch diese Regel mehrere E-Mails gleichzeitig verschickt werden.
  • Mit der Option Wöchentlich werden die Benachrichtigungen alle 7 Tage verschickt. Da pro Datensatz mindestens eine E-Mail verschickt wird, können durch diese Regel mehrere E-Mails gleichzeitig verschickt werden.

Beginn (Datum)

Beginn (Zeit)

In den Feldern Beginn (Datum) und Beginn (Zeit) können Sie festlegen, ab welchem Zeitpunkt die Benachrichtigung zum ersten Mal gesendet wird.

Die Regel wird schon ab dem Zeitpunkt überwacht, an dem die Regel in der Administration aktiviert wird. Alle regelauslösenden Aktionen zwischen der Aktivierung und dem Startzeitpunkt werden gesammelt und zum Startzeitpunkt versendet. Der Regel-Abonnent kann deshalb zum Startzeitpunkt bereits mehrere E-Mails erhalten.

Überwachte Daten

Im Bereich Überwachte Daten können Sie die Datenmenge durch Filterbedingungen einschränken. Sie können dabei dieselben Filtereinstellungen vornehmen wie zum Filtern einer Ansicht. Einzige Ausnahme: Das Filtern von verknüpften Datensätzen ist nicht möglich.

Regeldetails

Im Bereich Regeldetails geben Sie den Betreff und die Nachricht der Benachrichtigung ein.

Sie können Platzhalter verwenden, um Felder aus dem aktionsauslösenden Datensatz einzufügen.

Als Platzhalter sind alle Felder des gewählten Datensatz-Typs vorhanden. Zusätzlich sind die folgenden Platzhalter verfügbar:

Platzhalter

Beschreibung

Änderungsdatum

Das Änderungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem die Regel ausgelöst wurde. Der Platzhalter zeigt sowohl das Datum als auch die Uhrzeit an.

Änderungsbenutzer

Der Änderungsbenutzer ist der Benutzer, der die Regel ausgelöst hat.

Änderungsprotokoll

Das Änderungsprotokoll enthält eine Tabelle mit einer Übersicht geänderter Felder. Sowohl der alte Wert als auch der neue Wert sind in der Tabelle angegeben.

Das Änderungsprotokoll wird immer dann ausgefüllt, wenn ein Datensatz geändert wird.

Stichwort

Das Stichwort enthält das Stichwort oder den Betreff des Datensatzes, durch den die Regel ausgelöst wurde.

Produktname

Der Produktname enthält den Namen von SmartWe.

Link zum Datensatz

Der Link zum Datensatz enthält den Link zu dem Datensatz, durch den die Regel ausgelöst wurde.