Kontakte für E-Rechnungen vorbereiten
Für Organisationen können E-Rechnungen ausgestellt werden. Diese können sowohl als XRechnung (XML) als auch als ZUGFeRD-Rechnung (PDF) generiert werden.
Wenn Sie E-Rechnungen generieren möchten, müssen Sie für Kontakte bestimmte Felder ausfüllen.
E-Rechnungen legen Sie wie alle weiteren Belege auch für Kontakte, Verkaufschancen oder bereits vorhandene Belege an. Ausführliche Informationen zu E-Rechnungen finden Sie auf der Seite E-Rechnung und E-Rechnungsstorno.
Kontakttyp Organisation
Bei Organisationen wird der Block Zahlungsinformationen angezeigt. Dieser Block enthält Felder, die für E-Rechnungen relevant sind.
Feld/Option | Beschreibung |
|---|---|
Felder für E-Rechnung hervorheben | Mithilfe dieser Option können Sie alle Felder hervorheben lassen, die für E-Rechnungen erforderlich sind. Dabei werden nur die Felder markiert, die bisher nicht ausgefüllt wurden. Die meisten Felder werden als Pflichtfelder hervorgehoben. Wenn ein Feld nicht unbedingt erforderlich ist, aber für E-Rechnung empfohlen ist, wird das Feld als empfohlenes Feld hervorgehoben. Felder zur Angabe von Steuernummern können sich von Pflichtfeldern zu empfohlenen Feldern wandeln, wenn bestimmte Angaben gemacht wurden. Beispielsweise wird nach einer Eingabe einer USt-IdNr. das Feld Steuernummer vom Pflichtfeld zum empfohlenen Feld, da in der Regel nur eine der beiden Nummern Pflicht ist. |
Elektronische Rechnungsadresse | Im Feld Elektronische Rechnungsadresse können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben. |
Leitweg-ID | Die Leitweg-ID ist in der Regel nur bei öffentlichen Einrichtungen erforderlich und kann ansonsten leer gelassen werden. Wenn eine Leitweg-ID eingetragen ist, wird diese in der E-Rechnung als Referenz verwendet. Ohne Leitweg-ID wird die Kundennummer als Referenz verwendet. |
Postfach als Rechnungsanschrift verwenden | Wenn Sie diese Option aktivieren, werden für die Geschäftsanschrift oder abweichende Rechnungsanschrift die folgenden Felder zu Pflichtfeldern: Postfach, Postfach PLZ und Postfach Ort. Angaben für die Felder Straße, PLZ und Ort sind dann für die E-Rechnung nicht mehr erforderlich. |
Von Geschäftsanschrift abweichende Rechnungsanschrift | Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie eine Rechnungsanschrift eingeben. Für diese Rechnungsanschrift sind die üblichen Anschriftfelder Pflicht. Die Option Postfach als Rechnungsanschrift verwenden kann zusätzlich gesetzt werden, dann müssen für die abweichende Rechnungsanschrift die Felder für das Postfach ausgefüllt werden. |
Die folgenden Pflichtfelder sind außerhalb des Blocks Zahlungsinformationen vorhanden.
Art der Angabe | Beschreibung |
|---|---|
Angaben zur Anschrift | Für eine E-Rechnung muss eine vollständige Anschrift vorliegen, je nach Einstellungen entweder mit Straßenanschrift oder mit Postfach. Wenn Sie keine weiteren Angaben vornehmen, ist die Geschäftsanschrift mit Straße, PLZ und Ort Pflicht. Wenn Sie die Option Postfach als Rechnungsanschrift verwenden aktivieren, sind Postfach, Postfach PLZ und Postfach Ort Pflicht. Das Land muss in beiden Fällen immer ausgefüllt werden. Bei einer von der Geschäftsanschrift abweichenden Anschrift müssen die entsprechenden Felder nach Aktivieren der Option Von Geschäftsanschrift abweichende Rechnungsanschrift im Block Zahlungsinformationen ausgefüllt werden. |
E-Mail-Adresse | Das Feld E-Mail (Zentrale) muss immer ausgefüllt sein. |
Kundennummer | Das Feld Kundennummer muss immer ausgefüllt sein. |
Angaben zur Steuernummer und weiteren Unternehmensdaten | Die folgenden Felder werden als Pflichtfeld markiert, wenn die Option Felder für E-Rechnung hervorheben aktiviert wurde:
Sie müssen jedoch nicht unbedingt alle Felder ausfüllen. Wenn Sie beispielsweise eine USt-IdNr. eingeben, sind die restlichen Felder zwar noch empfohlene Felder, aber keine Pflichtfelder mehr. Wenn Sie eine Steuernummer eingeben, müssen Sie mindestens ein weiteres Feld aus dieser Feldgruppe ausfüllen. |
Kontakttyp Kontaktperson
Wenn Sie eine E-Rechnung für eine Kontaktperson anlegen, dann müssen zu der zugehörigen Organisation ebenfalls die obenstehenden Felder ausgefüllt sein. Wenn Sie die Felder zwischen Organisation und Kontaktperson nicht synchron halten, müssen die Felder auch für die Kontaktperson ausgefüllt sein.