E-Rechnung anlegen
E-Rechnungen können Sie zu den folgenden Datensätzen anlegen Kontakte, Verkaufschancen oder bereits vorhandene Belege. Der Ursprungsdatensatz muss zum Lesen geöffnet werden, damit Sie einen Beleg anlegen können.
Für Kontakte müssen bestimmte Felder ausgefüllt sein, damit eine E-Rechnung angelegt werden kann.
E-Rechnung anlegen
- Öffnen Sie den gewünschten Datensatz im Lesemodus.
Mögliche Datensatz-Typen sind Kontakte, Verkaufschancen und Belege.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü.
- Wählen Sie Beleg anlegen und anschließend E-Rechnung.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie Ihre Einstellungen.
- Das E-Rechnungsdokument wird mit den gewählten Einstellungen erstellt und mit dem Belegdatensatz verknüpft.
Feld/Block | Beschreibung |
|---|---|
Stichwort | Unter diesem Stichwort wird der Datensatz in Listen angezeigt und in der Suche gefunden. |
Belegpositionen | Im Block Belegpositionen können Sie die Positionen anlegen oder bearbeiten. Wenn Sie den Beleg zu einer Verkaufschance anlegen, werden die Positionen der Verkaufschance in den Beleg übernommen. Ausführliche Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Positionen finden Sie auf der folgenden Seite: Hinweis Für eine E-Rechnung muss für jede Position der passende Umsatzsteuersatz zugewiesen sein. |
Kundennummer | Die Kundennummer wird aus dem Kontakt-Datensatz übernommen. Sie können die Kundennummer im Beleg nicht ändern. Hinweis Für Rechnungen ist eine Kundennummer unbedingt erforderlich, da Rechnungen eindeutig einem Kunden zugeordnet werden müssen. Legen Sie deshalb zuerst für den Kunden eine Kundennummer fest, bevor Sie eine Rechnung anlegen. Ohne Kundennummer können Sie die Rechnung nicht speichern. |
Empfänger | Der Empfänger wird automatisch eingetragen, falls möglich. Wenn der Beleg für einen Kontakt angelegt wird, wird immer dieser Kontakt als Empfänger eingetragen. Wenn der Beleg für eine Verkaufschance angelegt wird, wird der Kunde der Verkaufschance als Empfänger eingetragen. Wenn für die Verkaufschance kein Kunde eingetragen ist, bleibt das Feld leer. Sie können den eingetragenen Empfänger beim Anlegen eines Belegs ändern. Nach dem Speichern kann der Empfänger nicht mehr geändert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Empfänger in den Kontakten zu suchen und zu verknüpfen. |
Abweichender Rechnungsempfänger | Der abweichende Rechnungsempfänger wird aus dem Kontakt übernommen, falls vorhanden. Wenn für den Kontakt kein abweichender Rechnungsempfänger eingetragen ist, können Sie den gewünschten Kontakt eintragen. |
Belegverantwortlicher | In das Feld Belegverantwortlicher wird automatisch der Benutzer eingetragen, der den Beleg anlegt. Sie können einen anderen Benutzer wählen. |
Status | Wählen Sie den zutreffenden Status aus der Liste. |
Belegdatum | Tragen Sie das Datum der Belegstellung ein. Wenn Sie den Beleg neu anlegen, ist das aktuelle Datum voreingestellt. |
Belegart | Die Belegart wird automatisch ausgefüllt und kann nicht geändert werden. Sie wählen die Belegart beim Anlegen des Belegs. |
Belegnummer | Die Belegnummer wird beim Anlegen des Belegs automatisch generiert und kann nicht geändert werden. Der Aufbau der Belegnummer kann sich je nach Belegart unterscheiden. Informationen für Administratoren Die Belegnummer kann in der App Administration im Bereich Finanzen erstellt werden. |
Beträge | Die Felder im Block Beträge werden großteils anhand der eingetragenen Belegpositionen automatisch berechnet und können nicht geändert werden. Die einzige Ausnahme ist das Feld Umsatzsteuerbefreit. Im Feld Umsatzsteuerbefreit können Sie den Grund für eine Befreiung von der Umsatzsteuer wählen. |
Bestellbezug | Im Feld Bestellbezug können Sie eine Referenz zur Bestellung eintragen, z. B. eine Bestellnummer. |
Leistungs- oder Lieferdatum | Tragen Sie das Datum ein, an dem die Lieferung erfolgen oder die Leistung vollbracht werden soll. |
Valutadatum | Das Valutadatum ist das Datum der Rechnungsstellung an den Kunden. Beim Anlegen des Belegs wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Sie können das Datum ändern. |
Verwendungszweck | Tragen Sie bei Bedarf einen Verwendungszweck ein. |
ZUGFeRD-Dokument erstellen | Aktvieren Sie diese Option, wenn Sie ein PDF-Dokument erstellen möchten. Dieses PDF-Dokument wird nach dem ZUGFeRD-Standard erstellt und ist sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar. |
ZUGFeRD-Vorlage | Wählen Sie die passende ZUGFeRD-Vorlage. Eine Vorlage ist bei einem ZUGFeRD-Dokument immer erforderlich. Informationen für Administratoren Eine ZUGFeRD-Vorlage kann in der App Administration im Bereich Dokumentvorlagen erstellt werden. |
Zahlungsbedingungen | Im Block Zahlungsbedingungen legen Sie Einstellungen zur Zahlung fest, z. B. Fälligkeitstage, IBAN und Skonto. Wenn Vorlagen für Zahlungsbedingungen vorhanden sind, können Sie eine Vorlage im Feld Gespeicherte Zahlungsbedingungen wählen. Wenn eine Standard-Zahlungsbedingung vorhanden ist, wird diese beim Anlegen des Belegs automatisch eingetragen. Informationen für Administratoren Vorlagen für Zahlungsbedingungen können in der App Administration im Bereich Finanzen erstellt werden. Dort kann auch festgelegt werden, welche Zahlungsbedingung die Standard-Zahlungsbedingung ist. |
SmartTags | Mit SmartTags können Sie Datensätze taggen und auf diese Weise thematisch zusammenpassende Daten schneller finden. |
Zugriffsberechtigte | Im Block Zugriffsberechtigte legen Sie die Zugriffsrechte auf diesen Datensatz fest. Zugriffsberechtigte können Benutzer oder Gruppen sein. Sie können einstellen, welches Recht für einen Zugriffsberechtigten maximal möglich ist. Allerdings kann das tatsächliche Recht des Zugriffsberechtigten abweichend sein, da die vom Administrator eingestellten Zugriffsrechte ausschlaggebend sind.
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Anmerkungen zum Beleg | In diesem Feld können Sie weitere Anmerkungen zum Beleg erfassen. Bei einer E-Rechnung werden die Anmerkungen zum Beleg in die Rechnung übernommen. |
Notizen | Im Feld Notizen können Sie z. B. zusätzliche Informationen eingeben, die nicht in die restlichen Felder passen. |
