Kontakt anlegen
Mit der Schaltfläche Kontakt anlegen in der App Kontakte können Sie sowohl einen Einzelkontakt als auch eine Kontaktperson anlegen.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die App Kontakte.
- Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Kontakt anlegen.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie den Datensatz.
- Je nachdem, welche Angaben Sie im Feld Organisation getätigt haben, wird entweder ein Einzelkontakt oder eine Kontaktperson angelegt.
Wenn Sie ein Unternehmen aus der Liste gewählt haben, wird eine Kontaktperson zu dem jeweiligen Unternehmen angelegt.
Wenn Sie eine manuelle Eingabe getätigt haben, wird ein Einzelkontakt angelegt.
Verfügbare Felder
Je nach eingesetzter Edition sind ggf. weitere Felder und/oder eine abweichende Darstellung möglich. In dieser Tabelle werden die Felder beschrieben, die im Standard enthalten sind.
Feld/Block | Beschreibung |
|---|---|
Bild | Zu jedem Kontakt können Sie ein Bild hochladen. Klicken Sie auf Bild auswählen, um ein Bild zum Kontakt hinzuzufügen. |
Vorname | Vorname des Kontakts. |
Name | Nachname des Kontakts. |
Organisation | Name der Organisation. Wenn Sie einen Eintrag aus der Liste wählen, wird der Kontakt anschließend als Kontaktperson zu dem jeweiligen Unternehmen angelegt. In der Liste sehen Sie alle Organisationen, die in SmartWe vorhanden sind. Wenn Sie eine manuelle Eingabe tätigen, wird der Kontakt anschließend als Einzelkontakt angelegt. Sie können einen Einzelkontakt bei Bedarf nachträglich in eine Kontaktperson umwandeln und umgekehrt. |
Titel | Titel des Kontakts, z. B. Dr. |
Geschlecht | Das Geschlecht wird anhand der Angabe im Feld Vorname automatisch eingetragen, falls möglich. Bei geschlechtsneutralen Namen wie Sascha oder Kim ist keine automatische Erkennung möglich. Sollte das automatisch eingetragene Geschlecht falsch sein, können Sie den Eintrag anpassen. Wenn das Geschlecht divers für SmartWe aktiviert wurde, kann keine automatische Prüfung stattfinden. |
Anrede | Die Anrede wird anhand der Angaben im Feld Geschlecht und im Feld Land automatisch eingetragen, wenn ein Vorschlag gefunden wird. Sie können die vorgeschlagene Anrede bei Bedarf anpassen. |
Briefanrede | Die Briefanrede wird anhand der Angaben im Feld Geschlecht, dem Nachnamen und dem Land automatisch generiert, sofern möglich. Sie können die vorgeschlagene Briefanrede bei Bedarf anpassen. |
Standardanschrift | Die Standardanschrift wird z. B. für Serienbriefe verwendet. Sie können einstellen, welche der Anschriften des Kontakts die Standardanschrift ist. In der Liste sind nur die Anschriften wählbar, für die bereits mindestens ein Feld ausgefüllt wurde. |
Geschäftsanschrift | Im Block Geschäftsanschrift geben Sie die postalische Adresse des Kontakts ein. |
Besuchsanschrift | Den Block Besuchsanschrift können Sie ausfüllen, wenn eine zur Geschäftsanschrift abweichende Besuchsanschrift existiert. |
Privatanschrift | Im Block Privatanschrift können Sie bei Bedarf die private Anschrift des Kontakts eingeben. |
Telefon | Im Block Telefon können Sie verschiedene Rufnummern eingeben. Sie können außerdem bis zu zwei Standard-Telefonnummern festlegen. Die Auswahlliste enthält alle Felder, in denen eine Telefonnummer eingetragen wurde. Die Standard-Telefonnummer wird z. B. bei der Telefonie über das CAS Smart Add-on berücksichtigt. Wenn Sie Skype for Business einsetzen, können Sie die ID im Block Telefon eintragen. |
Im Block E-Mail können Sie verschiedene E-Mail-Adresse eingeben. Sie können außerdem eine Standard-E-Mail-Adresse festlegen. Diese E-Mail-Adresse wird z. B. beim Schreiben von Mailings berücksichtigt. | |
Fax | Im Block Fax können Sie verschiedene Faxnummern eingeben. |
Homepage | Geben Sie die URL der Website ein. |
Erstkontakt | Im Feld Erstkontakt ist eine freie Eingabe möglich. Sie können z. B. eintragen, über wen oder wo der erste Kontakt stattgefunden hat. |
Erstkontaktdatum | Das Datum des ersten Kontakts können Sie über die Kalenderschaltfläche wählen oder direkt in das Feld eingeben. |
Bevorzugte Kontaktart | Im Feld Bevorzugte Kontaktart legen Sie fest, auf welche Weise der Kontakt am liebsten kontaktiert werden möchte. |
Erlaubte Kontaktarten | Im Feld Erlaubte Kontaktarten wählen Sie alle Kontaktarten, die der Kontakt freigegeben hat. Die erlaubten Kontaktarten werden für Telefonate, Serienbriefe oder Mailings berücksichtigt. Wenn Sie z. B. ein Mailing senden möchten, wird geprüft, ob für alle eingetragene Empfänger die Kontaktart E-Mail erlaubt ist. Sollte dies bei einem oder mehreren Empfängern nicht der Fall sein, erhalten Sie eine Warnmeldung und die E-Mail wird nicht an die entsprechenden Kontakte verschickt. |
Geburtstag | Wenn ein Geburtstag eingetragen ist, können Sie in der App Picasso-Suche an anstehende Geburtstage erinnert werden. Berücksichtigt werden dabei allerdings nur die Geburtstage der Kontakte, mit denen Sie in SmartWe häufig arbeiten. |
Organisationsinformationen | Im Block Organisationsinformationen können Sie eintragen, in welcher Abteilung und welcher Funktion der Kontakt arbeitet. Zusätzlich können Sie die Branche eintragen. |
Bankverbindung | Im Block Bankverbindung können Sie die Felder Kontoinhaber, IBAN, BIC und Kreditinstitut ausfüllen. |
Geschäftsdaten | Im Block Geschäftsdaten können Sie eine Kundennummer vergeben und vorhandene Daten wie USt-IdNr., Handelsgericht und Amtsgericht eintragen. |
SmartTags | Mit SmartTags können Sie Datensätze taggen und auf diese Weise thematisch zusammenpassende Daten schneller finden. |
Kategorie | Das Feld Kategorie ist nur dann verfügbar, wenn der Administrator für diesen Datensatz-Typ Kategorien festgelegt hat. Sie können bei Bedarf mehrere Kategorien wählen. |
Klassifikation | Das Feld Klassifikation ist nur dann verfügbar, wenn für diesen Datensatz-Typ Klassifikationen festgelegt worden sind. |
Notizen | Im Feld Notizen können Sie z. B. zusätzliche Informationen eingeben, die nicht in die restlichen Felder passen. |
