Aktionen für Kontakte

Im Aktionsmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Aktionen für einen Datensatz

In einem geöffneten Datensatz finden Sie alle Aktionen oben rechts. Die Aktionen können sowohl im Aktionsmenü als auch als Schaltflächen neben dem Aktionsmenü vorhanden sein.

Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Aktionsmenü.

Aktionen im Bearbeitungsmodus eines Datensatzes
	Funktion	Beschreibung
	Als Vorlage speichern	Mit dieser Schaltfläche können Sie den aktuellen Datensatz als Vorlage speichern. Vorlage anlegen Diese Funktion ist sowohl beim Anlegen eines Datensatzes verfügbar als auch im Lesemodus eines vorhandenen Datensatzes. Diese Funktion ist nicht für den Kontakttyp Kontaktperson verfügbar.
	Vorlage verwenden	Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Vorlage wählen, deren Daten und Verknüpfungen in den aktuellen Datensatz übernommen werden. Hinweis Bereits ausgefüllte Felder werden beim Übernehmen einer Vorlage überschrieben. Vorlage verwenden Diese Funktion ist beim Anlegen eines Datensatzes verfügbar. Diese Funktion ist nicht für den Kontakttyp Kontaktperson verfügbar.
	Löschen	Mit dieser Schaltfläche löschen Sie den geöffneten Datensatz. Der Datensatz wird in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Daten löschen Diese Funktion ist beim Bearbeiten eines Datensatzes verfügbar.

Aktionen im Lesemodus eines Datensatzes
	Funktion	Beschreibung
	Als vCard senden	Mit dieser Schaltfläche können Sie den Kontakt als vCard exportieren und via E-Mail versenden. Kontakt als vCard senden
	Als Vorlage speichern	Mit dieser Schaltfläche können Sie den aktuellen Datensatz als Vorlage speichern. Vorlage anlegen Diese Funktion ist sowohl beim Anlegen eines Datensatzes verfügbar als auch im Lesemodus eines vorhandenen Datensatzes.
	Beleg anlegen	Mit dieser Schaltfläche können Sie einen Beleg anlegen. Dabei stehen Ihnen mehrere Belegarten zur Verfügung. Beleg anlegen
	Kontaktperson anlegen	Mit dieser Schaltfläche legen Sie eine neue Kontaktperson an. Diese Funktion ist nur für Organisationen verfügbar. Kontaktperson anlegen
	Datensatz teilen	Mit dieser Schaltfläche können Sie eine URL des aktuell zum Lesen geöffneten Datensatzes anzeigen lassen. Diese URL können Sie anschließend in die Zwischenablage kopieren und mit anderen Benutzern teilen. Datensätze teilen
	Dokument erstellen	Hinweise SmartWeTeam SmartWePremium Mit dieser Schaltfläche können Sie ein Dokument anlegen, das auf einer Vorlage basiert. Die Schaltfläche ist nur dann verfügbar, wenn für den aktuell geöffneten Datensatz-Typ eine Vorlage angelegt worden ist. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. Dokument erstellen
	Drucken	Mit dieser Schaltfläche wird ein PDF generiert, das Sie anschließend drucken können. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. Daten drucken
	Dublettenprüfung	Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Menü mit den folgenden Einträgen: Dublettenprüfung durchführen startet eine manuelle Dublettenprüfung für den geöffneten Kontakt. Dublettenprüfung manuell durchführen Mit Kontakt zusammenführen ermöglicht Ihnen das manuelle Zusammenführen zweier Kontakt-Datensätze, ohne dass eine Dublettenprüfung durchgeführt wird. Mit dieser Option können Sie auch dann Dubletten zusammenführen, wenn die Dublettenprüfung nicht erfolgreich war. Mit Kontakt zusammenführen
	Duplizieren	Mit dieser Schaltfläche duplizieren Sie den geöffneten Datensatz. Sie können wählen, ob Sie den Datensatz mit oder ohne Verknüpfungen duplizieren möchten. Datensatz duplizieren
	In Zwischenablage kopieren	Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Fenster, das die Daten des Kontakts in kopierfähiger Form anzeigt. Auf diese Weise können Sie die Daten einfach kopieren und in eine andere Anwendung einfügen.
	Journal anzeigen	Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Journal, in dem Sie den Änderungsverlauf für den geöffneten Datensatz prüfen können. Journal
	Kontakt anschreiben	Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Menü, in dem Sie zwischen zwei Funktionen wählen können: Mit Kontakt anschreiben können Sie die E-Mail-Adresse des geöffneten Kontakts in Ihr E-Mail-Programm kopieren. Kontakte anschreiben Mit Mailing anlegen wird die E-Mail-Adresse des geöffneten Kontakts als Empfänger in ein neues Mailing übernommen. Sie können wählen, ob Sie das Mailing aus einer Vorlage oder ohne Vorlage anlegen möchten. Wenn Sie das Mailing aus einer Vorlage anlegen möchten, muss die Vorlage bereits vorhanden und für Sie freigegeben worden sein. Wenn in der gewählten Vorlage bereits Empfänger eingetragen sind, wird der Empfänger zusätzlich in das Mailing übernommen. Mailing anlegen
	Kontakt deaktivieren	Mit dieser Schaltfläche können Sie den Kontakt deaktivieren. Kontakt deaktivieren
	Organisation zuordnen	Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Menü mit den folgenden Einträgen: Bestehender Organisation zuordnen: Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuell geöffneten Einzelkontakt einer bereits vorhandenen Organisation zuordnen möchten. Einzelkontakt in Kontaktperson umwandeln Neuer Organisation zuordnen: Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuell geöffneten Einzelkontakt in eine Organisation mit Kontaktperson umwandeln möchten. Organisation aus Einzelkontakt erstellen Diese Funktion ist nur für Einzelkontakte verfügbar.
	Organisation wechseln	Mit dieser Schaltfläche lösen Sie die Verbindung zu der aktuell eingetragenen Organisation und können eine andere Organisation wählen. Diese Funktion ist nur für Kontaktpersonen verfügbar. Organisation wechseln
	Identitäten zuordnen	Hinweise SmartWeTeam SmartWePremium Mit dieser Schaltfläche können Sie dem geöffneten Kontakt weitere Identitäten zuordnen. Sie können dabei aus bestehenden Kontakt-Datensätzen wählen oder einen neuen Kontakt anlegen. Identitäten
	Unternehmensver-zeichnis.org	Mit dieser Schaltfläche können Sie den Kontakt manuell mit dem entsprechenden Eintrag auf Unternehmensverzeichnis.org verbinden. Diese Funktion ist nur für Organisationen verfügbar. Kontakte mit Unternehmensverzeichnis.org verbinden
	Zeiterfassung anlegen	Hinweise App StoreRessourcen & Zeiten Mit dieser Schaltfläche legen Sie eine neue Zeiterfassung an und verknüpfen diese mit dem gewählten Datensatz. Zeiterfassung anlegen
	Zuordnung zur Organisation lösen	Mit dieser Schaltfläche lösen Sie die Verbindung zu der Organisation. Die Kontaktperson wird dabei in einen Einzelkontakt umgewandelt. Diese Funktion ist nur für Kontaktpersonen verfügbar. Zuordnung zur Organisation lösen
	Zu Verteiler hinzufügen	Mit dieser Schaltfläche können Sie den aktuell gewählten Kontakt zu einem Verteiler hinzufügen. Kontakte hinzufügen
	Aus Verteiler entfernen	Mit dieser Schaltfläche können Sie den aktuell gewählten Kontakt aus einem Verteiler entfernen. Kontakte entfernen
	Eingehendes Telefonat erstellen	Wenn Sie in Ihren Einstellungen die Schnellanlage für eingehende Telefonate aktiviert haben, können Sie mit dieser Schaltfläche ein eingehendes Telefonat für den Kontakt anlegen. Ein Telefonat-Datensatz öffnet sich im Bearbeitungsmodus und wird mit dem Kontakt verknüpft. Die Felder Betreff, Adresskurzinfo und Rufnummer werden automatisch ausgefüllt. Der Status wird auf Angenommener Anruf gesetzt.
	Ausgehendes Telefonat erstellen	Wenn Sie in Ihren Einstellungen die Schnellanlage für ausgehende Telefonate aktiviert haben, können Sie mit dieser Schaltfläche ein ausgehendes Telefonat für den Kontakt anlegen. Ein Telefonat-Datensatz öffnet sich im Bearbeitungsmodus und wird mit dem Kontakt verknüpft. Die Felder Betreff, Adresskurzinfo und Rufnummer werden automatisch ausgefüllt. Der Status wird auf Gespräch geführt gesetzt.

Aktionen in einer Ansicht

In Ansichten finden Sie alle Aktionen oben rechts. Die Aktionen können sowohl im Aktionsmenü als auch als Schaltflächen neben dem Aktionsmenü vorhanden sein.

Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Aktionsmenü.

	Funktion	Beschreibung
	Exportieren	Mit dieser Schaltfläche können Sie die gewählten Datensätze exportieren. Daten exportieren
	Datensätze teilen	Mit dieser Schaltfläche können Sie mehrere, zuvor markierte Datensätze teilen. Dabei wird eine URL erzeugt, die zu einer Liste der zuvor markierten Datensätze führt. Diese URL können Sie anschließend in die Zwischenablage kopieren und mit anderen Benutzern teilen. Sie können bis zu 100 Datensätze mit einer URL teilen. Datensätze teilen
	Dokument erstellen	Hinweise SmartWeTeam SmartWePremium Mit dieser Schaltfläche können Sie ein Dokument anlegen, das auf einer Vorlage basiert. Die Schaltfläche ist nur dann verfügbar, wenn für den aktuell geöffneten Datensatz-Typ eine Vorlage angelegt worden ist. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. Dokument erstellen
	Drucken	Mit dieser Schaltfläche wird ein PDF generiert, das Sie anschließend drucken können. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. Daten drucken
	Dublettenprüfung	Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Menü mit den folgenden Einträgen: Dublettenprüfung durchführen startet eine manuelle Dublettenprüfung für die markierten Kontakte. Dublettenprüfung manuell durchführen Fehlende Kontaktzuordnungen suchen startet eine Prüfung nach möglichen Kontaktpersonen, die noch nicht der passenden Organisation zugeordnet wurden. Fehlende Kontaktzuordnungen suchen
	Kontakt(e) aus Identität entfernen	Hinweise SmartWeTeam SmartWePremium Diese Funktion ist nur in der erweiterten Liste des Blocks Identitäten verfügbar. Mit dieser Schaltfläche können Sie mehrere Kontakte gleichzeitig aus einer Identitätsgruppe entfernen. Kontakt aus Identitätsgruppe entfernen
	Löschen	Mit dieser Schaltfläche löschen Sie die gewählten Datensätze. Die Datensätze werden in den Papierkorb verschoben. Die Inhalte des Papierkorbs werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Daten löschen Wenn unter den markierten Datensätzen auch Firmen-Datensätze sind, dann werden nur die entsprechenden Firmen gelöscht. Eventuell vorhandene Kontaktpersonen werden nicht gelöscht.
	SmartTags bearbeiten	Mit dieser Schaltfläche können Sie SmartTags zu mehreren Datensätzen gleichzeitig hinzufügen oder aus diesen Datensätzen entfernen. SmartTags anlegen und bearbeiten
	Verknüpfen mit	Mit dieser Schaltfläche können Sie weitere Datensätze mit den gewählten Datensätzen verknüpfen. Diese Funktion ist sowohl für einzelne Datensätze als auch für Listen verfügbar. Datensätze verknüpfen
	Verteiler	Mit dieser Schaltfläche können Sie einen neuen Verteiler anlegen oder die gewählten Kontakte zu einem Verteiler hinzufügen. Verteiler
	Weitere Aktionen	Mit dieser Schaltfläche können Sie weitere Aktionen anlegen oder ausführen. Weitere Aktionen
	Serienbrief anlegen	Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Microsoft Word-Datei hochladen und daraus einen Serienbrief erstellen. Der Serienbrief wird mit den gewählten Kontakten verknüpft. Hinweise SmartWeTeam SmartWePremium Wenn Sie mindestens SmartWe Team einsetzen, können Sie Dokumentvorlagen verwenden. In diesem Fall können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen: Aus Datei öffnet das Fenster Datei hochladen, in dem Sie ein Microsoft Word-Dokument wählen können. Aus Vorlage öffnet das Fenster Vorlagen, in dem Sie die passende Dokumentvorlage wählen können. In dem Fenster werden nur Serienbriefvorlagen angezeigt. In beiden Fällen wird der Serienbrief mit den gewählten Kontakten verknüpft. Serienbrief anlegen
	Kontakte anschreiben	Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Menü, in dem Sie zwischen zwei Funktionen wählen können: Mit Kontakte anschreiben können Sie die E-Mail-Adressen der markierten Kontakte in Ihr E-Mail-Programm kopieren. Kontakte anschreiben Mit Mailing anlegen werden die E-Mail-Adressen der markierten Kontakte als Empfänger in ein neues Mailing übernommen. Sie können wählen, ob Sie das Mailing aus einer Vorlage oder ohne Vorlage anlegen möchten. Wenn Sie das Mailing aus einer Vorlage anlegen möchten, muss die Vorlage bereits vorhanden und für Sie freigegeben worden sein. Wenn in der gewählten Vorlage bereits Empfänger eingetragen sind, werden diese Empfänger zusätzlich in das Mailing übernommen. Mailing anlegen