Schnellerfassung

Mithilfe der Schnellerfassung können Zeiterfassungen für Termine und Telefonate automatisch angelegt werden.

  • Mit den Schnellerfassungen werden Zeiterfassungen für alle Aktivitäten angelegt, die im Zeiterfassungskalender berücksichtigt werden. Dies betrifft auch die Aktivitäten, die Sie in den Einstellungen des Zeiterfassungskalenders ausgeblendet haben.
  • Der Administrator kann in der Management Konsole einstellen, ob Aktivitäten berücksichtigt werden sollen, die in der Zukunft liegen. Dabei lässt sich auch festlegen, wie weit die Aktivitäten in der Zukunft liegen dürfen.

  • Wenn eine entsprechende Einstellung getätigt wurde, werden Termine und Telefonate ab dem eingestellten Zeitpunkt von der Schnellerfassung nicht berücksichtigt. Ausnahme: Für Termine und Telefonate des heutigen Tags wird eine Zeiterfassung auch dann angelegt, wenn der Termin oder das Telefonat noch nicht stattgefunden hat.

  • Bei sich überschneidenden Aktivitäten wird der erste Eintrag erfasst. Bei zwei oder mehr gleichzeitig beginnenden Aktivitäten wird die jeweils kürzere Aktivität zu einer Zeiterfassung. Wenn beide Aktivität zum gleichen Zeitpunkt starten und enden, dann wird keine Zeiterfassung angelegt.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die App Zeiterfassungskalender.
  2. Wählen Sie den Zeitraum, für den Sie die Schnellerfassung vornehmen möchten.
  3. Klicken Sie auf Schnellerfassung.
  4. Die Zeiterfassungen werden angelegt. Die entsprechenden Datensätze werden anschließend nicht mehr im Zeiterfassungskalender angezeigt. Stattdessen werden die neu angelegten Zeiterfassungen angezeigt.
 
Beispiel

Vor der Schnellerfassung ist im Zeiterfassungskalender für die aktuelle Woche die manuell angelegte Zeiterfassung Beratungsgespräch vorbereiten vorhanden. Zusätzlich werden zwei Telefonate und ein Termin angezeigt.

Nach der Schnellerfassung wurde für das Telefonat Vorabgespräch Kahrmann und den Termin Beratungsgespräch Kahrmann jeweils eine Zeiterfassung angelegt. Diese Zeiterfassungen werden anstelle des Telefonats und des Termins im Zeiterfassungskalender angezeigt.

Für das Telefonat Nachfassen Kahrmann wurde keine Zeiterfassung angelegt, da dieses Telefonat in der Zukunft liegt.