SmartWe-Termine

Ein Termin in SmartWe kann interne und externe Teilnehmer haben.

Wenn ein Termin nur interne Teilnehmer hat, ist in der Regel keine Verwaltung des Termins durch einen Organisator erforderlich. Interne Teilnehmer können nicht eingeladen werden. Eine Zu- oder Absage zu einem rein internen Termin ist somit nicht möglich. Interne Teilnehmer können sich allerdings aus einem Termin austragen, wenn eine Teilnahme nicht erwünscht oder nicht möglich ist.

Organisation von Terminen mit externen Teilnehmern

Ein Termin mit externen Teilnehmern wird durch einen Benutzer von SmartWe organisiert. Externe Teilnehmer erhalten dabei eine Einladung via E-Mail. Zu- oder Absagen durch externe Teilnehmer werden automatisch an die E-Mail-Adresse des Organisators geschickt und werden von SmartWe berücksichtigt.

Voraussetzungen

  • Der Organisator muss ein funktionierendes E-Mail-Konto in der App Einstellungen angelegt haben. Für den Versand von Einladungen muss sowohl der Posteingangsserver als auch der Postausgangsserver konfiguriert sein.

  • E-Mail-Konto anlegen oder bearbeiten

  • Das E-Mail-Konto muss der E-Mail-Adresse entsprechen, die für den jeweiligen Benutzer festgelegt wurde.

  • Diese E-Mail-Adresse legt der Administrator in der App Administration für einen Benutzer fest.

  • Der Organisator muss als Teilnehmer im Termin eingetragen sein und kann nicht aus dem Termin entfernt werden.
  • Der Termin darf nicht Bestandteil einer Terminserie sein, damit Sie externe Teilnehmer einladen können.

Externe Teilnehmer einladen

Externe Teilnehmer können Sie sowohl beim Anlegen als auch beim Bearbeiten eines Termins einladen.

Externen Termin im Kalender anlegen

  1. Öffnen Sie die App Kalender.
  2. Markieren Sie den Zeitraum, an dem der Termin stattfinden soll.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um alle Felder des Termins bearbeiten zu können.
  4. Füllen Sie den Betreff und alle weiteren Felder aus, die für Sie relevant sind.
  5. Tragen Sie im Block Einladungen in den entsprechenden Feldern die E-Mail-Adressen der externen Teilnehmer ein.

  6. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die E-Mail-Adresse eines Kontakts hinzuzufügen.

  7. Alternativ können Sie manuell die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben.

  8. Der Screenshot zeigt den Block Einladungen innerhalb eines Termins.
  9. Speichern Sie den Termin.
  10. Beim Speichern eines Termins mit externen Teilnehmern passiert folgendes:
    • Wenn nur Sie als interner Teilnehmer in dem Termin eingetragen sind, werden Sie automatisch Organisator des Termins.
    • Wenn mehrere interne Teilnehmer eingetragen sind, können Sie beim Speichern entscheiden, welcher Teilnehmer die Organisation des Termins übernehmen soll.
    • Wenn im Block Einladungen die E-Mail-Adresse eines SmartWe-Benutzers eingetragen wurde, dann wird der Benutzer automatisch in das Feld Teilnehmer eingetragen. Eine Einladung wird für diesen Benutzer nicht gesendet.
    • Die Einladungen werden per E-Mail versendet. Für den Versand wird das E-Mail-Konto verwendet, das der Organisator in den Einstellungen von SmartWe angelegt hat.

    • Der Versand der E-Mail kann einige Minuten dauern.

    • Wenn die entsprechende Einstellung in der App Administration aktiviert wurde, können die Kontakt-Datensätze externer Teilnehmer automatisch mit dem Termin verknüpft werden. Dabei können Ausnahmen gelten. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.
 
Tipp

Die Einträge im Block Einladungen können Sie via Drag & Drop zwischen den verschiedenen Feldern verschieben. Auf diese Weise können Sie z. B. eine Einladung schnell in eine Zusage umwandeln.

Der Screenshot zeigt den Block Einladungen, in dem eine E-Mail-Adresse per Drag & Drop vom Feld Eingeladen in das Feld Zusagen gezogen wird.

Termine mit externen Teilnehmern bearbeiten

Nachdem der Termin angelegt wurde, können Teilnehmer mit den entsprechenden Rechten weitere Teilnehmer hinzufügen oder externe Teilnehmer einladen. Diese Aktionen können bewirken, dass eine E-Mail an die externen Teilnehmer gesendet wird. Eine E-Mail wird immer dann gesendet, wenn der Termin noch nicht stattgefunden hat oder aktuell stattfindet. Änderungen an vergangenen Terminen lösen keine E-Mails an externe Teilnehmer aus. Alle E-Mails werden im Auftrag des Organisators verschickt.

  • Wenn Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt werden, werden alle externen Teilnehmer über die Änderungen informiert.
  • Neu eingeladene externe Teilnehmer erhalten eine Einladung per E-Mail.
  • Externe Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung, wenn relevante Felder des Termins geändert wurden.
  • Bei einer Änderung von Start und/oder Ende ist eine erneute Zusage der eingeladenen Teilnehmer erforderlich.
  • Wenn ein Teilnehmer den Termin in SmartWe löscht, erhalten alle externen Teilnehmer eine Absage.

Reaktionen von externen Teilnehmern

Externe Teilnehmer können den Termin zusagen, absagen oder mit Vorbehalt zusagen. Bei jeder dieser Aktionen erhält der Organisator eine E-Mail und die Reaktion wird im Termin angepasst.

  • Bei jeder Reaktion wird der Teilnehmer in das entsprechende Feld im Block Einladungen verschoben: Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen.
  • Bei einer Absage erhält ein externer Teilnehmer weiterhin E-Mails bei Änderungen am Termin und kann erneut auf den Termin reagieren.
  • Wenn ein externer Teilnehmer eine andere Zeit vorschlägt, per E-Mail an den Organisator gesendet. In SmartWe wird der Termin nicht geändert.