Einstellungen

Auf der Seite Einstellungen können Sie festlegen, wie beim Import mit bereits vorhandenen Datensätzen verfahren werden soll.

Importeinstellungen für Kontakte
Feld/Option	Beschreibung
Importplan	Wählen Sie einen Importplan. Standard Alle Kontakte werden als Einzelkontakt importiert, außer das ist abweichend in der Quelle/CSV-Datei festgelegt. Organisationen inkl. Kontaktpersonen Mit dieser Option können Sie Organisationen und Kontaktpersonen in einer Datei importieren. Kontaktpersonen werden dabei bereits bestehenden Organisationen zugeordnet. Wenn eine Organisation noch nicht vorhanden ist, wird die Organisation neu angelegt. Kontaktpersonen Alle Kontakte werden als Kontaktpersonen importiert und zu bestehenden Organisationen zugeordnet. Falls ein Kontakt keiner Organisation zugeordnet werden kann, wird der Kontakt als Einzelkontakt angelegt. Organisationen Alle Kontakte werden als Organisationen importiert.
Zuordnungsfelder	Mithilfe der Zuordnungsfelder werden Kontaktpersonen zu Organisationen zugeordnet. Die Zuordnung gilt für die Importpläne Organisation inkl. Kontaktpersonen und Kontaktpersonen und erfolgt immer über die Pflichtfelder Straße (Geschäft), Ort (Geschäft), PLZ (Geschäft) und Organisation. Wenn Sie den Importplan Organisationen inkl. Kontaktpersonen gewählt haben, erfolgt die Zuordnung nur über die oben genannten Pflichtfelder. Diese Einstellung können Sie nicht ändern. Wenn Sie den Importplan Kontaktpersonen gewählt haben, können Sie zusätzliche Zuordnungsfelder wählen. Hinweise Damit die Zuordnungsfelder zuverlässig verglichen werden können, muss die Feldzuordnung der entsprechenden Felder korrekt eingestellt sein. Feldzuordnung Die Zuordnungsfelder dürfen in der Importdatei nicht leer sein.

Importstrategie
Feld/Option	Beschreibung
Alle Datensätze neu anlegen	Die Option Alle Datensätze neu anlegen ist die Standardeinstellung. Wenn diese Option gewählt ist, werden alle Datensätze vollständig neu in SmartWe importiert. Dabei wird nicht geprüft, ob die Datensätze bereits vorhanden sind. Hinweis Bei der Wahl dieser Option können Dubletten entstehen.
Vorhandene Datensätze nicht importieren	Wenn Sie die Option Vorhandene Datensätze nicht importieren wählen, werden die Daten beim Import mit bereits vorhandenen Datensätzen verglichen. Dafür muss das Feld Schlüsselfelder ausgefüllt werden. Wenn Sie den Importplan Kontaktpersonen gewählt haben, sind die Schlüsselfelder Name, Ort (Geschäft), PLZ (Geschäft) und Straße (Geschäft) Pflichtfelder. Wenn Sie den Importplan Organisation gewählt haben, sind die Schlüsselfelder Organisation, Ort (Geschäft), PLZ (Geschäft) und Straße (Geschäft) Pflichtfelder. Wenn Sie als Importplan Organisationen inkl. Kontaktpersonen gewählt haben, müssen Sie jeweils die Schlüsselfelder für die Organisationen und für die Kontaktpersonen ausfüllen. Bei Übereinstimmungen der Daten in allen Schlüsselfeldern werden die entsprechenden Datensätze nicht importiert.
Vorhandene Datensätze aktualisieren, ansonsten neu anlegen	Wenn Sie die Option Vorhandene Datensätze aktualisieren, ansonsten neu anlegen wählen, werden die Daten beim Import mit bereits vorhandenen Datensätzen verglichen. Dafür muss das Feld Schlüsselfelder ausgefüllt werden. Wenn Sie den Importplan Kontaktpersonen gewählt haben, sind die Schlüsselfelder Name, Ort (Geschäft), PLZ (Geschäft) und Straße (Geschäft) Pflichtfelder. Wenn Sie den Importplan Organisation gewählt haben, sind die Schlüsselfelder Organisation, Ort (Geschäft), PLZ (Geschäft) und Straße (Geschäft) Pflichtfelder. Wenn Sie als Importplan Organisationen inkl. Kontaktpersonen gewählt haben, müssen Sie jeweils die Schlüsselfelder für die Organisationen und für die Kontaktpersonen ausfüllen. Bei Übereinstimmungen der Daten in allen Schlüsselfeldern werden die entsprechenden Datensätze mit den Daten aus der Importdatei aktualisiert. Wenn in dem zu aktualisierenden Datensatz Felder ausgefüllt sind, die in der zu importierenden Datei leer sind, dann bleiben die bereits vorhandenen Daten erhalten. Hinweis Zum Ausführen der Option Vorhandene Datensätze aktualisieren, ansonsten neu anlegen ist mindestens die Berechtigung Weitere Aktionen ausführen erforderlich.
Schlüsselfelder	Dieses Feld ist nur für die Optionen Vorhandene Datensätze nicht importieren und Vorhandene Datensätze aktualisieren, ansonsten neu anlegen verfügbar. Wählen Sie alle Schlüsselfelder, die beim Import der Daten verglichen werden sollen. Je mehr Schlüsselfelder Sie wählen, desto präziser können die Daten verglichen werden. Bei vollständiger Übereinstimmung aller Schlüsselfelder werden die Daten entsprechend der zuvor gewählten Option entweder nicht importiert oder aktualisiert. Hinweise Damit die Schlüsselfelder zuverlässig verglichen werden können, muss die Feldzuordnung der entsprechenden Felder korrekt eingestellt sein. Feldzuordnung Die Schlüsselfelder dürfen in der Importdatei nicht leer sein.

Zugriffsberechtigte
Feld/Option	Beschreibung
Zugriffsberechtigte	Der Block Zugriffsberechtigte wird nur dann angezeigt, wenn Sie einen benutzersensitiven Datensatz-Typ gewählt haben. Benutzersensitiv bedeutet, dass für diesen Datensatz-Typ Zugriffsberechtigte eingetragen werden können. Im Feld Zugriffsberechtigte wählen Sie die Benutzer, die ein direktes Zugriffsrecht auf die importierten Datensätze erhalten sollen. Im Feld Rechte Anderer wählen Sie, welche Rechte die Benutzer haben, die auf mindestens einen der eingetragenen Zugriffsberechtigten Fremdzugriffsrechte haben. Wenn Sie persönlich wählen, dürfen nur die eingetragenen Zugriffsberechtigten auf diesen Datensatz zugreifen.