Kunden aus Kontaktbericht anlegen
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Wenn der Kontakt noch nicht in SmartWe vorhanden ist, können Sie den Kontakt aus dem Kontaktbericht heraus anlegen.
Mit der Schaltfläche Kunde anlegen können Sie automatisch die Daten aus dem Kontaktbericht in einen Kontakt-Datensatz übertragen.
Die Kundendaten können im Feld Kundeninformationen zu Verfügung stehen.
Wenn keine Kundendaten im Kontaktbericht vorhanden sind, können Sie den Kontakt manuell anlegen.
Die folgenden Daten werden übernommen, sofern diese eindeutig ausgelesen werden können:
- Wenn ein Einzelkontakt angelegt wird, werden die folgenden Daten übernommen: Name des Unternehmens, Anschrift, Homepage, Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail und Fax.
- Wenn eine Kontaktperson angelegt wird, werden die folgenden Daten übernommen: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail und Fax. Die Kontaktperson wird mit der zuvor gewählten Firma verknüpft.
- Wenn zusätzliche Daten vorhanden sind oder Daten nicht eindeutig zugeordnet werden können, dann werden diese in das Feld Notizen des Kontakt-Datensatzes übernommen.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie den Kontaktbericht zum Lesen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kunde anlegen.
- Das Fenster Organisation zuordnen öffnet sich.
- Wenn Sie eine Kontaktperson anlegen möchten, dann wählen Sie die passende Organisation aus der Liste oder suchen Sie nach der passenden Organisation.
Sollte die Organisation noch nicht angelegt worden sein, können Sie diese anlegen.
Wenn Sie alternativ einen Einzelkontakt anlegen möchten, dann klicken Sie auf Überspringen.
- Prüfen Sie die automatisch eingetragenen Angaben im Kontakt-Datensatz und nehmen Sie eventuell Anpassungen oder Ergänzungen vor.
- Speichern Sie den Kontakt.
- Der Kontakt wird angelegt und mit dem Kontaktbericht verknüpft. Der Status des Kontaktberichts wird automatisch auf qualifiziert geändert.
Im Fenster Organisation zuordnen stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung.
Funktion | Beschreibung | |
|---|---|---|
Abbrechen | Mit einem Klick auf Abbrechen verlassen Sie das Fenster Firma zuordnen. Der Kontakt wird nicht angelegt. | |
Organisation anlegen | Mit einem Klick auf die Schaltfläche können Sie eine neue Organisation anlegen. Name der Organisation, die Anschrift und die Homepage werden übernommen, sofern diese Daten korrekt erkannt werden können. Nach dem Speichern des Datensatzes öffnet sich automatisch ein weiteres Fenster mit den Daten der Kontaktperson. In den Kontaktpersonen-Datensatz werden Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail und Fax übernommen. Die Kontaktperson wird automatisch mit dem Unternehmen verknüpft. Nicht zuordenbare Daten werden in das Feld Notizen der Kontaktperson übernommen. | |
Überspringen | Mit einem Klick auf Überspringen können Sie einen Einzelkontakt anlegen. Dabei werden die Daten aus der Visitenkarte in die entsprechenden Felder des Einzelkontakts geschrieben, sofern diese zugeordnet werden können. Alle weitere Daten werden in das Feld Notizen übernommen. | |
Übernehmen | Wenn mindestens ein Kontakt-Datensatz gefunden wurde, der zu den Daten passt, dann werden in dem Fenster Organisation zuordnen die entsprechenden Suchergebnisse angezeigt. Markieren Sie den passenden Datensatz und klicken Sie auf Übernehmen. Anschließend wird eine Kontaktperson zu dem Firmen-Datensatz angelegt. Tipp Sie können auch selbst nach einer passenden Firma suchen, falls der Name des Unternehmens nicht erkannt wurde. Geben Sie dazu den Namen es Unternehmens in das Suchfeld ein. |
