Office-Dokument anlegen

Eine Präsentation, eine Tabelle oder ein Textdokument können Sie leer anlegen, um dieses später in einem entsprechenden Programm zu bearbeiten.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die App Dokumente.
  2. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Office-Dokument anlegen.
  3. Wählen Sie den Dokumententyp: Präsentation, Tabelle oder Textdokument.
  4. Das Fenster Dokument öffnet sich.
  5. Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie Ihr Dokument.
  6. Der Dokument-Datensatz wird mit einem leeren Dokument angelegt. Sie können das Dokument anschließend mit dem entsprechenden Programm bearbeiten.

Felder für Dokumente

Feld/Block

Beschreibung

Stichwort

Das Stichwort wird automatisch mit dem Namen des hochgeladenen Dokuments ausgefüllt. Sie können den Wert bei Bedarf anpassen.

Kategorie

Das Feld Kategorie ist nur dann verfügbar, wenn der Administrator für diesen Datensatz-Typ Kategorien festgelegt hat. Sie können bei Bedarf mehrere Kategorien wählen.

Klassifikation

Das Feld Klassifikation ist nur dann verfügbar, wenn für diesen Datensatz-Typ Klassifikationen festgelegt worden sind.

Dokumentendatum

Das Dokumentendatum wird automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, wenn Sie eine Datei hochladen.

Sie können das Dokumentendatum bei Bedarf ändern.

Gültig ab/Gültig bis

Mit den Feldern Gültig ab und Gültig bis können Sie eine bestimmte Gültigkeitsdauer für das Dokument eintragen.

Zugriffsberechtigte

Im Block Zugriffsberechtigte legen Sie die Zugriffsrechte auf diesen Datensatz fest. Zugriffsberechtigte können Benutzer oder Gruppen sein.

Sie können einstellen, welches Recht für einen Zugriffsberechtigten maximal möglich ist. Allerdings kann das tatsächliche Recht des Zugriffsberechtigten abweichend sein, da die vom Administrator eingestellten Zugriffsrechte ausschlaggebend sind.

Zugriffsrechte

  • Vollständige Rechte: Der Zugriffsberechtigte erhält das Maximalrecht, das er auf diesen Datensatz-Typ hat.
  • Lesen: Der Zugriffsberechtigte darf den Datensatz lesen.
  • Rechte anderer (maximal): Einstellung der Fremdzugriffsrechte. Hier legen Sie fest, welche Rechte die Benutzer oder Gruppen erhalten, die auf mindestens einen der eingetragenen Zugriffsberechtigten Fremdzugriffsrechte haben. Wenn Sie Persönlich wählen, dürfen nur die eingetragenen Zugriffsberechtigten auf diesen Datensatz zugreifen.

SmartTags

Mit SmartTags können Sie Datensätze taggen und auf diese Weise thematisch zusammenpassende Daten schneller finden.

SmartTags anlegen und bearbeiten

Notizen

Im Feld Notizen können Sie z. B. zusätzliche Informationen eingeben, die nicht in die restlichen Felder passen.

Notizen in Datensätzen