Beispiel: Verkaufschance verteilen

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Ein Beispiel für einen einfachen Workflow: Verkaufschance zuweisen und eine Benachrichtigung senden.

Mit unserem Workflow möchten wir das folgende Ziel erreichen: Wenn der Status einer Verkaufschance auf den Wert klären geändert wird, sollen bestimmte Stellvertreter gesetzt werden. Anschließend erhalten sowohl der Verantwortliche als auch der Stellvertreter eine Benachrichtigung. Für die Benachrichtigung sollen Informationen aus der Verkaufschance mithilfe von AI connect zusammengefasst werden.

In der Vorschau sieht der Workflow so aus:

Der Screenshot zeigt, wie der Workflow aus dem Beispiel aufgebaut ist. Der genaue Aufbau des Workflows wird im nachfolgenden Text beschrieben.

Der genaue Ablauf inklusive Detaileinstellungen wird nachfolgend beschrieben.

Auslöser

1 Auslöser: Datensatz geändert
Feld	Eingetragene Werte
Typ	Datensatz geändert
Datensatz-Typ	Verkaufschancen
Filter	Auslösen, wenn eines oder mehrere der folgenden Felder geändert werden: Status Feld: Status Operator: ist gleich Filterwert: klären

Aktion: AI-Text

Der Screenshot zeigt das Element AI-Text mit den Einstellungen, die in der folgenden Tabelle aufgelistet sind.

Mithilfe des Elements AI-Text sollen die Inhalte aus den Feldern Name, Kunde und Notizen der Verkaufschance zusammengefasst werden. Das Ergebnis wird in einem Platzhalter gespeichert und kann in einem späteren Schritt des Workflows eingesetzt werden.

Der Screenshot zeigt die Inhalte des Fensters Anweisung für das Element AI-Text.

2 Aktion: AI-Text (Anweisung)
Feld	Eingetragene Werte
AI connect Anweisung	Zusammenfassen
Anwenden auf	Titel: 1 Name Kunde: 1 Kunde Notizen: 1 Notizen

Steuerung: Bedingung

Nachdem der AI-Text geniert und in einem Platzhalter gespeichert wurde, wird mithilfe einer Bedingung geprüft, wer für die Verkaufschance verantwortlich ist.

3 Steuerung: Bedingung
Feld	Eingetragene Werte
Bezeichnung	Prüfung Verantwortlicher
Fälle	Insgesamt wurden zwei Fälle mit den folgenden Einstellungen angelegt: Fall 1 Bezeichnung: Verantwortlicher = Bernd Meier Bedingungsausdruck: Verantwortlicher ist gleich Bernd Meier Wählen Sie als Tabellenfeld das Feld Verantwortlicher der Verkaufschance (Auslöser) Fall 2 Bezeichnung: Verantwortliche = Karin Kruse Bedingungsausdruck: Verantwortlicher ist gleich Karin Kruse Wählen Sie als Tabellenfeld das Feld Verantwortlicher der Verkaufschance (Auslöser)

Je nach Fall sollen verschiedene Aktionen ausgeführt werden.

Fall 1: Wenn Bernd Meier als Verantwortlicher in der Verkaufschance eingetragen ist, soll Andreas Moser als Stellvertreter eingetragen werden. Zusätzlich sollen Antonio Matarazzo, Jean-Pierre Grimaud und Katja Schmidt als Zugriffsberechtigte zu der Verkaufschance hinzugefügt werden.

4 Aktion: Datensatz aktualisieren
Feld	Eingetragene Werte
Referenzname	1 Datensatz geändert: Verkaufschance
Felder setzen	Feld: Stellvertreter Art der Änderung: Feldwert setzen Wert: Andreas Moser
Zugriffsrechte ändern	Art der Änderung: Zugriffsberechtigte hinzufügen Lesen: Antonio Materazzo, Jean-Pierre Grimaud Vollständige Rechte: Katja Schmidt

Fall 2: Wenn Karin Kruse als Verantwortliche in der Verkaufschance eingetragen ist, soll Frank Shreeve als Stellvertreter eingetragen werden. Zusätzlich soll Jean-Pierre Grimaud als Zugriffsberechtigter zu der Verkaufschance hinzugefügt werden.

5 Aktion: Datensatz aktualisieren
Feld	Eingetragene Werte
Referenzname	1 Datensatz geändert: Verkaufschance
Felder setzen	Feld: Stellvertreter Art der Änderung: Feldwert setzen Wert: Frank Shreeve
Zugriffsrechte ändern	Art der Änderung: Zugriffsberechtigte hinzufügen Vollständige Rechte: Jean-Pierre Grimaud

Keine Bedingung greift: Wenn keiner der beiden Fälle zutrifft, soll eine Nachricht an einen Microsoft Teams-Kanal gesendet werden. Die Nachricht wird via Webhook gesendet, die Einstellungen dafür werden im Block Anfrage des Elements Webhook vorgenommen.

Nach dem Senden der Nachricht soll der Workflow direkt beendet werden. Um dies zu erreichen, wird unterhalb des Elements 6 Aktion: Webhook ein Abschlusselement in den Workflow gezogen. Für das Abschlusselement sind keine individuellen Einstellungen erforderlich.

6 Aktion: Webhook, Felder im Block Anfrage
Feld	Eingetragene Werte
Methode	POST
URL	URL der entsprechenden Schnittstelle.
Parameterliste	Name: text Wert: Text mit den entsprechenden Platzhaltern. In unserem Beispiel werden Platzhalter aus zwei verschiedenen Quellen verwendet. Status und Link zu Datensatz aus dem Auslöser und das Ergebnis des Elements AI-Text.

Benachrichtigung

Wenn Fall 1 oder Fall 2 zutrifft, soll anschließend eine E-Mail an die Benutzer aus den Feldern Verantwortlicher und Stellvertreter der Verkaufschance gesendet werden.

Feld	Eingetragene Werte
An	Feld Verantwortlicher aus dem Auslöser.
Cc	Feld Stellvertreter aus dem Auslöser.
E-Mail	Die Nachricht der E-Mail setzt sich aus Text und verschiedenen Platzhaltern aus dem Auslöser und dem Element AI-Text zusammen.

Abschlusselement

Nach dem Element Benachrichtigung folgt das Abschlusselement, für das keine weiteren Einstellungen erforderlich sind.