Termine anlegen

	App StoreEvent Management

Nachdem Sie die Veranstaltung angelegt und gespeichert haben, können Sie die Termine für diese Veranstaltung anlegen.

Nach dem Speichern der Veranstaltung sehen Sie die Übersichtsseite mit allen Details.

Auf dieser Übersichtsseite können Sie den Termin anlegen, indem Sie im Block Termine auf die Schaltfläche zum Anlegen neuer Datensätze klicken.

Tipp

Parallel verlaufende Termine können Sie ganz einfach anlegen, indem Sie einen Termin duplizieren. Legen Sie dazu zuerst den ersten Termin über die Schaltfläche an. Anschließend öffnen Sie für diesen Termin das Radialmenü und wählen die Schaltfläche Duplizieren mit Verknüpfungen. Die Einträge aus dem gewählten Termin werden in einen neuen Termin übernommen und können angepasst werden.

Felder für Termine

Feld	Beschreibung
Betreff	Unter diesem Betreff wird der Termin auf der Website angezeigt.
Typ	Art des Termins, z. B. Veranstaltung.
Kategorie	Das Feld Kategorie ist nur dann verfügbar, wenn der Administrator für diesen Datensatz-Typ Kategorien festgelegt hat. Sie können bei Bedarf mehrere Kategorien wählen.
Ort	Der Inhalt des Felds Ort wird automatisch aus der Veranstaltung übernommen. Sie können den Ort anpassen und z. B. einen bestimmten Besprechungsraum eintragen.
Außer Haus	Auswärts stattfindende Aktivitäten können Sie mithilfe der Option Außer Haus kennzeichnen. Im Kalender werden solche Aktivitäten mit einem Symbol gekennzeichnet.
Sichtbarkeit	Im Feld Sichtbarkeit können Sie einstellen, ob es sich um einen öffentlichen oder internen Termin handelt. Öffentlich bedeutet, dass der Termin auf der Website angezeigt wird. Teilnehmer können sich auf der Website für einen öffentlichen Termin anmelden. Der Status Öffentlich eines Termins ist unabhängig davon, ob die Veranstaltung öffentlich zugänglich ist oder nicht. Ob die Veranstaltung öffentlich zugänglich ist, stellen Sie für die Veranstaltung ein. Veranstaltung anlegen Intern bedeutet, dass der Termin nicht auf der Website angezeigt wird. Teilnehmer können sich auf der Website für einen internen Termin nicht anmelden. Ein interner Termin kann z. B. für die Vorbereitung des Saals angelegt werden. Wenn Sie Intern wählen, werden die Felder Teilnahme, Min. Teilnehmerzahl und Max. Teilnehmerzahl ausgeblendet.
Teilnahme	Im Feld Teilnahme legen Sie fest, ob der Termin ein Pflichttermin ist. Pflicht bedeutet, dass der Teilnehmer bei der Anmeldung zur Veranstaltung automatisch für diesen Termin eingetragen wird. Optional bedeutet, dass der Teilnehmer bei der Anmeldung zur Veranstaltung wählen kann, ob er an diesem Termin teilnehmen möchte.
Min. Teilnehmerzahl/Max. Teilnehmerzahl	Die Werte für die minimale und maximale Teilnehmerzahl werden aus der Veranstaltung übernommen. Sie können diese Werte für den Termin individuell anpassen, z. B. wenn mehrere Termine parallel verlaufen und Sie für jeden dieser Termine eine Beschränkung festlegen möchten. Die Werte der Felder Min. Teilnehmerzahl und Max. Teilnehmerzahl werden nicht von SmartWe geprüft. Prüfen Sie deshalb die Anzahl der Anmeldungen rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn.
Titel	Im Feld Titel sehen Sie den Titel der Veranstaltung. Sie können den Titel an dieser Stelle nicht anpassen. Der Titel kann nur im Datensatz der Veranstaltung geändert werden. Veranstaltung anlegen
Zeitpunkt	Den Beginn und das Ende eines Termins können Sie mit Datum und Uhrzeit einstellen.
Ganztägiges Ereignis	Einen ganztägigen Termin können Sie entsprechend kennzeichnen. Ganztägige Termine werden im Kalender oben angezeigt und blockieren keine Terminfenster.
Teilnehmer	Im Feld Teilnehmer tragen Sie alle Benutzer, Gruppen oder Ressourcen ein, die am Termin teilnehmen. Beim Hinzufügen eines Teilnehmers wird geprüft, ob der Teilnehmer innerhalb des eingetragenen Zeitraums bereits andere Termine hat. Wenn Überschneidungen gefunden werden, wird vor dem Bild des Teilnehmers ein roter Strich angezeigt. Ein grüner Strich bedeutet, dass keine Überschneidungen gefunden wurden. Hinweis In das Feld Teilnehmer können Sie nur Benutzer von SmartWe eintragen, aber keine externen Teilnehmer der Veranstaltung. Die externen Teilnehmer verwalten Sie über die Anmeldungen. Anmeldungen
Zugriffsberechtigte	Zugriffsberechtigte sind alle, die auf den Termin zugreifen dürfen, aber nicht aktiv am Termin teilnehmen. Die im Feld Teilnehmer eingetragenen Benutzer oder Gruppen haben automatisch vollständige Rechte am Datensatz. Wenn Sie einen Termin auf Persönlich setzen, dürfen alle Zugriffsberechtigten und alle Teilnehmer den Termin sehen und/oder bearbeiten. Vollständige Rechte: Der Zugriffsberechtigte erhält das Maximalrecht, das er auf diesen Datensatz-Typ hat. Lesen: Der Zugriffsberechtigte darf den Datensatz lesen. Rechte anderer (maximal): Einstellung der Fremdzugriffsrechte. Hier legen Sie fest, welche Rechte die Benutzer oder Gruppen erhalten, die auf mindestens einen der eingetragenen Zugriffsberechtigten Fremdzugriffsrechte haben. Wenn Sie Persönlich wählen, dürfen nur die eingetragenen Zugriffsberechtigten auf diesen Datensatz zugreifen. Hinweis Beim Speichern eines neu angelegten Termins wird die Gruppe Veranstaltungsmanagement in das Feld Vollständige Rechte eingetragen. Dadurch wird gewährleistet, dass die Termine der Veranstaltung von allen berechtigten Benutzern gelesen und bearbeitet werden können. Wenn im Feld Sichtbarkeit des Termins der Wert Öffentlich gewählt wurde, werden zusätzlich die Gruppen P00x#RegularPortalUsers und P00x#PublicContent eingetragen. Diese Einstellung bewirkt, dass Interessenten die Veranstaltung auf der Website sehen und sich anmelden können. Bei der Bezeichnung P00x steht das x für eine Ziffer zwischen 1 und 5.
Notizen	Im Feld Notizen können Sie z. B. zusätzliche Informationen eingeben, die nicht in die restlichen Felder passen. Notizen in Datensätzen