Dokumentvorlage in SmartWe vorbereiten

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Im ersten Schritt legen Sie die Dokumentvorlage in SmartWe an.

Vorgehensweise

Öffnen Sie die App Administration und dort den Bereich Dokumentvorlagen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Vorlage anzulegen.
Nehmen Sie die passenden Einstellungen vor und speichern Sie Ihre Angaben.

Feld/Block	Beschreibung
Stichwort	Unter diesem Stichwort wird die Dokumentvorlage im Aktionsmenü der App angezeigt, für die diese Dokumentvorlage gilt.
Datensatz-Typ	Eine Dokumentvorlage muss sich immer auf einen bestimmten Datensatz-Typ beziehen. Diesen Datensatz-Typ wählen Sie aus der Liste. Die Dokumentvorlage gilt anschließend nur für den gewählten Datensatz-Typ.
Typ der Vorlage	Im Feld Typ der Vorlage können Sie zwischen Detail und Liste wählen. Detail Detail wählen Sie, wenn ausführliche Informationen zu den gewählten Datensätzen in das Dokument übernommen werden sollen. Bei einer Druckvorlage wird mit dieser Einstellung ein PDF-Dokument erzeugt. In diesem PDF-Dokument wird pro gewähltem Datensatz eine eigene Seite mit den entsprechenden Daten erzeugt. Bei einer Vorlage für die Dokumenterstellung können Anwender zwischen zwei Optionen wählen: Ein Dokument pro Datensatz oder Dokumente zusammenführen. Liste Liste wählen Sie, wenn immer ein einzelnes Dokument mit Informationen zu den gewählten Datensätzen erstellt werden soll. Bei einer Druckvorlage wird mit dieser Einstellung ein PDF-Dokument erzeugt. In diesem PDF-Dokument werden die Daten aus den gewählten Datensätzen direkt untereinander angezeigt. Die Daten aus verschiedenen Datensätzen können somit auf derselben Seite stehen. Bei einer Vorlage für die Dokumenterstellung wird immer ein einzelnes Dokument erzeugt. Genau wie beim Druckdokument können die Daten aus verschiedenen Datensätzen auf derselben Seite stehen.
Dokumenterstellung	Die Vorlage wird im Aktionsmenü unter Dokument erstellen angeboten. Wenn für einen Datensatz-Typ mehrere Vorlagen für die Dokumenterstellung vorhanden sind, können Anwender die gewünschte Vorlage suchen. Dokument erstellen
Druckvorlage	Aktivieren Sie die Option Druckvorlage, falls zutreffend. Die Vorlage wird dann im Dialog Drucken angeboten. Daten drucken
Standarddruckvorlage	Die Option Standarddruckvorlage kann nur dann gewählt werden, wenn zuvor die Option Druckvorlage gewählt wurde. Eine Standarddruckvorlage wird für den jeweiligen Datensatz-Typ nach Klick auf die Schaltfläche Drucken automatisch verwendet. Pro Datensatz-Typ und Vorlagentyp kann nur eine Standarddruckvorlage gewählt werden.
Berechtigte Benutzer	Im Block Berechtigte Benutzer wählen Sie alle Benutzer und Gruppen, die diese Dokumentvorlage einsetzen dürfen. Wenn Sie die Dokumentenvorlage global freischalten möchten, dann wählen Sie die Gruppe Alle Benutzer.
Notizen	Im Feld Notizen können Sie weitere Informationen zu dieser Dokumentvorlage eingeben. Diese Notizen sind nur für Administratoren sichtbar.

Nachdem Sie die Dokumentvorlage in SmartWe vorbereitet haben, können Sie die Inhalte der Dokumentvorlage in Microsoft Word bearbeiten.

Dokumentvorlage in Microsoft Word bearbeiten