Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen können Sie für alle Datensatz-Typen anlegen. Mit diesen Dokumentvorlagen können berechtigte Anwender mit wenigen Klicks Dokumente generieren.
Beispiele für Dokumentvorlagen
- Mit einer Vorlage für Termine erstellen Sie ein Einladungsdokument, das den Namen des jeweiligen Teilnehmers, den Betreff des Termins, Start- und Enddatum sowie den Text aus dem Feld Notizen enthält.
- Für Verkaufschancen erstellen Sie eine Dokumentvorlage, mit der die Betreuer der Verkaufschance ein Angebot für Ihre Kunden erzeugen können.
- Für Telefonate erstellen Sie eine Art Protokoll zum Telefonat, das an den angerufenen Kontakt weitergegeben werden kann.
Standard-Dokumentvorlagen
Für Standard-Datensatz-Typen sind je zwei Standard-Dokumentvorlagen vorhanden. Diese Dokumentvorlagen werden für die Druckfunktion von SmartWe verwendet und können nicht bearbeitet werden.
Dokumentvorlagen anlegen und bearbeiten
Nach der Installation des Add-Ins können Sie die Dokumentvorlagen in SmartWe anlegen und anschließend in Microsoft Word bearbeiten. Eine Dokumentvorlage basiert immer auf einem Datensatz-Typ und ist für den gewählten Datensatz-Typ gültig.
Voraussetzungen für Dokument-Administratoren
- Administratoren benötigen die Berechtigung Erlaubt auf Vorlagen.
- Sie verwenden Microsoft Word in einer aktuellen Version.
- Sie haben das Add-In SmartWe for Word aus dem Microsoft AppSource Store installiert.
Dokumentvorlagen einsetzen
Anwender können mithilfe der Vorlage mit wenigen Klicks ein Dokument generieren. Das neu erstellte Dokument wird dann mit dem Ausgangsdatensatz verknüpft. Davon ausgenommen sind Druckvorlagen, für diese wird kein eigenes Dokument generiert und sie werden nicht mit dem Ausgangsdatensatz verknüpft.
Voraussetzungen für Anwender
- Anwender wurden im Block Berechtigte Benutzer der Dokumentenvorlage eingetragen und haben somit Zugriff auf diese Dokumentenvorlage.
- Anwender haben die entsprechenden Rechte auf den Datensatz-Typ und dürfen auf die zugehörige App zugreifen.