Beleg anlegen
Auf dieser Seite ist das Anlegen von Belegen ohne E-Rechnung beschrieben.
Informationen zum Anlegen einer E-Rechnung oder einem E-Rechnungsstorno finden Sie hier:
Belege legen Sie immer zu bestimmten Datensätzen an: Kontakte, Verkaufschancen oder bereits vorhandene Belege. Der Ursprungsdatensatz muss zum Lesen geöffnet werden, damit Sie einen Beleg anlegen können. Die Schaltfläche zum Anlegen von Datensätzen wird in der App Belege nicht angezeigt.
App StoreEvent Management
Wenn Sie das App Bundle Event Management einsetzen, sind Belege außerdem für Veranstaltungsanmeldungen möglich.
Die Vorgehensweise beim Anlegen eines Belegs ist immer gleich.
Beleg anlegen
- Öffnen Sie den gewünschten Datensatz im Lesemodus.
Mögliche Datensatz-Typen sind Kontakte, Verkaufschancen und Belege.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü.
- Wählen Sie Beleg anlegen und anschließend die Belegart, z. B. Rechnung.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie Ihre Einstellungen.
Felder für Belege
Je nach eingesetzter Edition sind ggf. weitere Felder und/oder eine abweichende Darstellung möglich. In dieser Tabelle werden die Felder beschrieben, die im Standard enthalten sind.
Feld/Block | Beschreibung |
|---|---|
Stichwort | Unter diesem Stichwort wird der Datensatz in Listen angezeigt und in der Suche gefunden. |
Belegpositionen | Im Block Belegpositionen können Sie die Positionen anlegen oder bearbeiten. Wenn Sie den Beleg zu einer Verkaufschance anlegen, werden die Positionen der Verkaufschance in den Beleg übernommen. Ausführliche Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Positionen finden Sie auf der folgenden Seite: |
Kundennummer | Die Kundennummer wird aus dem Kontakt-Datensatz übernommen. Sie können die Kundennummer im Beleg nicht ändern. Hinweis Für Rechnungen ist eine Kundennummer unbedingt erforderlich, da Rechnungen eindeutig einem Kunden zugeordnet werden müssen. Legen Sie deshalb zuerst für den Kunden eine Kundennummer fest, bevor Sie eine Rechnung anlegen. Ohne Kundennummer können Sie die Rechnung nicht speichern. |
Empfänger | Der Empfänger wird automatisch eingetragen, falls möglich. Wenn der Beleg für einen Kontakt angelegt wird, wird immer dieser Kontakt als Empfänger eingetragen. Wenn der Beleg für eine Verkaufschance angelegt wird, wird der Kunde der Verkaufschance als Empfänger eingetragen. Wenn für die Verkaufschance kein Kunde eingetragen ist, bleibt das Feld leer. Sie können den eingetragenen Empfänger beim Anlegen eines Belegs ändern. Nach dem Speichern kann der Empfänger nicht mehr geändert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Empfänger in den Kontakten zu suchen und zu verknüpfen. |
Abweichender Rechnungsempfänger | Der abweichende Rechnungsempfänger wird aus dem Kontakt übernommen, falls vorhanden. Wenn für den Kontakt kein abweichender Rechnungsempfänger eingetragen ist, können Sie den gewünschten Kontakt eintragen. |
Status | Wählen Sie den zutreffenden Status aus der Liste. |
Belegverantwortlicher | In das Feld Belegverantwortlicher wird automatisch der Benutzer eingetragen, der den Beleg anlegt. Sie können einen anderen Benutzer wählen. |
Belegdatum | Tragen Sie das Datum der Belegstellung ein. Wenn Sie den Beleg neu anlegen, ist das aktuelle Datum voreingestellt. |
Belegart | Die Belegart wird automatisch ausgefüllt und kann nicht geändert werden. Sie wählen die Belegart beim Anlegen des Belegs. |
Belegnummer | Die Belegnummer wird beim Anlegen des Belegs automatisch generiert und kann nicht geändert werden. Der Aufbau der Belegnummer kann sich je nach Belegart unterscheiden. Informationen für Administratoren Die Belegnummer kann in der App Administration im Bereich Finanzen erstellt werden. |
USt-IdNr. | Die USt-IDNr. wird aus dem Kontakt übernommen, falls das Feld ausgefüllt wurde. Im Beleg kann das Feld nicht manuell ausgefüllt werden. |
Beträge | Die Felder im Block Beträge werden großteils anhand der eingetragenen Belegpositionen automatisch berechnet und können nicht geändert werden. Die einzige Ausnahme ist das Feld Umsatzsteuerbefreit. Im Feld Umsatzsteuerbefreit können Sie den Grund für eine Befreiung von der Umsatzsteuer wählen. |
Steuernummer | Die Steuernummer wird aus dem Kontakt übernommen, falls das Feld ausgefüllt wurde. Im Beleg kann das Feld nicht manuell ausgefüllt werden. |
Verantwortlicher (kfm.) | Der kaufmännische Verantwortliche wird aus dem Kontakt übernommen, falls das Feld ausgefüllt wurde. Sie können den Feldwert ändern. |
Valutadatum | Das Valutadatum ist das Datum der Rechnungsstellung an den Kunden. Beim Anlegen des Belegs wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Sie können das Datum ändern. |
Zahlungsbedingungen | Im Block Zahlungsbedingungen legen Sie Einstellungen zur Zahlung fest, z. B. Fälligkeitstage, IBAN und Skonto. Wenn Vorlagen für Zahlungsbedingungen vorhanden sind, können Sie eine Vorlage im Feld Gespeicherte Zahlungsbedingungen wählen. Wenn eine Standard-Zahlungsbedingung vorhanden ist, wird diese beim Anlegen des Belegs automatisch eingetragen. Informationen für Administratoren Vorlagen für Zahlungsbedingungen können in der App Administration im Bereich Finanzen erstellt werden. Dort kann auch festgelegt werden, welche Zahlungsbedingung die Standard-Zahlungsbedingung ist. |
SmartTags | Mit SmartTags können Sie Datensätze taggen und auf diese Weise thematisch zusammenpassende Daten schneller finden. |
Zugriffsberechtigte | Im Block Zugriffsberechtigte legen Sie die Zugriffsrechte auf diesen Datensatz fest. Zugriffsberechtigte können Benutzer oder Gruppen sein. Sie können einstellen, welches Recht für einen Zugriffsberechtigten maximal möglich ist. Allerdings kann das tatsächliche Recht des Zugriffsberechtigten abweichend sein, da die vom Administrator eingestellten Zugriffsrechte ausschlaggebend sind.
|
Anmerkungen zum Beleg | In diesem Feld können Sie weitere Anmerkungen zum Beleg erfassen. Bei einer E-Rechnung werden die Anmerkungen zum Beleg in die Rechnung übernommen. |
Notizen | Im Feld Notizen können Sie z. B. zusätzliche Informationen eingeben, die nicht in die restlichen Felder passen. |
