xRM-Mailing: 4 Anlagen

Ihrem xRM-Mailing können Sie verschiedene Arten von Anlagen hinzufügen.

Mit <Ausgangsdatensatz> verknüpfte Anlagen

 
Tipp

Der Titel dieses Blocks wird dynamisch generiert. Anstelle von <Ausgangsdatensatz> wird der tatsächliche Datensatz-Typ angezeigt, z. B. Mit Verkaufschance verknüpfte Anlagen.

Im Block Mit <Ausgangsdatensatz> verknüpfte Anlagen können Sie mithilfe von Verknüpfungsarten und Filtereinstellungen für jede xRM-E-Mail bestimmte Dokumente als Anlagen hinzufügen. Dabei wird nicht der komplette Dokument-Datensatz hinzugefügt, sondern das im Dokument-Datensatz hinterlegte Archivdokument.

Die Anlagen variieren je nach Ausgangsdatensatz. Die Empfänger erhalten nicht alle dieselben Anlagen, sondern jeder Empfänger erhält die entsprechenden für ihn relevanten Anlagen, sofern welche vorhanden sind. Wenn für einen Empfänger einer xRM-Mail kein passender Dokument-Datensatz mit dem Ausgangsdatensatz verknüpft ist, dann erhält dieser Empfänger keinen Anhang.

Verwendete Anlagen filtern

  1. Klicken Sie hinter dem Feld Verknüpfungsarten auf Bearbeiten.
  2. Wählen Sie die Verknüpfungsarten, die berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie keine Verknüpfungsart wählen, werden alle Verknüpfungsarten berücksichtigt.
  3. Klicken Sie bei Bedarf auf Filter und legen Sie die Filtereinstellungen fest.
  4.  
    Tipp

    Für Datumsfelder können Sie Joker verwenden. Auf diese Weise können Sie z. B. alle Dokument-Datensätze wählen, die in der aktuellen Woche erzeugt wurden.

 
Beispiel

Sie möchten Dokumente versenden, die mit einer allgemeinen Verknüpfung mit den jeweiligen Ausgangsdatensätzen verknüpft sind und das SmartTag 2025Q1 erhalten haben.

Beispiel verknüpfte Anlagen

  1. Klicken Sie hinter dem Feld Verknüpfungsarten auf Bearbeiten.
  2. Wählen Sie die Verknüpfungsart Allgemeine Verknüpfung.
  3. Klicken Sie bei auf die Schaltfläche Filter.
  4. Legen Sie die folgende Filtereinstellung fest: SmartTags enthält 2025Q1
  5.  
    Tipp

    Das SmartTag kann nur dann gewählt werden, wenn es bereits mindestens einem Dokument-Datensatz zugewiesen wurde.

  6. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Filtereinstellungen zu speichern.
  7. Beim Versand des xRM-Mailings erhalten die Empfänger eine Anlage, mit deren Ausgangsdatensätzen ein entsprechendes Dokument verknüpft wurde. Wenn für einen Empfänger kein verknüpftes Dokument mit dem SmartTag 2025Q1 gefunden wird, dann erhält dieser Empfänger auch keine Anlage.

Feste Anlagen

Im Block Feste Anlagen können Sie Dateien anfügen, die mit jeder xRM-E-Mail versendet werden. Sie können entweder Dateien hochladen oder Dateien aus Dokument-Datensätzen wählen. Dabei kann jeweils immer nur eine Datei gewählt werden, Sie können jedoch diese Schritte mehrmals durchführen. Kombinationen aus hochgeladenen Dateien und Dateien aus Dokument-Datensätzen sind möglich.

Datei aus Dokument-Datensatz

  1. Klicken Sie im Block Feste Anlagen auf Hinzufügen.
  2. Wählen Sie Aus SmartWe.

  3. Direkt nach dem Öffnen des Fensters Anlagen hinzufügen werden zuletzt verwendete Anlagen angezeigt. Mithilfe der Suche können Sie nach weiteren Datensätzen suchen. Sie können mehrere Datensätze gleichzeitig als Anlage hinzufügen.

  4. Klicken Sie auf Übernehmen.
  5. Die Archivdateien der gewählten Dokument-Datensätze werden als Anlagen zu Ihrem Mailing hinzugefügt.
Fenster Anlagen hinzufügen

Funktion

Beschreibung

Datensatz wählen

Klicken Sie auf einen Datensatz, um diesen zu wählen. Sie können mehrere Datensätze wählen.

Datensatz suchen

Wenn der gesuchte Datensatz nicht in der Liste angezeigt wird, dann können Sie im Feld Suche danach suchen. Die Suche startet, sobald mindestens ein Buchstabe eingegeben wurde.

Wenn Sie eines oder mehrere der Suchergebnisse übernehmen wollen, dann klicken Sie auf die entsprechenden Datensätze, um diese zu markieren.

Auswählte Datensätze anzeigen

Mit der Schaltfläche Ausgewählte Datensätze anzeigen können Sie alle bisher gewählten Datensätze in der Liste anzeigen lassen. So können Sie vor dem Anhängen noch einmal prüfen, ob die richtigen Datensätze gewählt wurden.

Wenn Sie anschließend noch weitere Datensätze hinzufügen möchten, dann klicken Sie auf Weitere Datensätze auswählen.

Mit dieser Schaltfläche können Sie Ihre Auswahl zurücksetzen. Alle Markierungen werden entfernt und die zuletzt verwendeten Datensätze werden wieder angezeigt.

Anlagen übernehmen

Um die gewählten Datensätze als Anlage hinzuzufügen, klicken Sie auf Übernehmen.

Die gewählten Datensätze werden anschließend an das Mailing angehängt.

Datei hochladen

  1. Klicken Sie im Block Feste Anlagen auf Hinzufügen.
  2. Wählen Sie Aus Datei.
  3. Das Fenster Datei hochladen öffnet sich.
  4. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner.
  5. Klicken Sie auf Hochladen.
  6. Die Datei wird hochgeladen und als Anlage zu Ihrem Mailing hinzugefügt.
  7.  
    Tipp

    Die hochgeladene Datei ist nur als Anlage zu diesem Mailing verfügbar und wird nicht als Dokument-Datensatz angelegt. Wenn Sie die Datei als Dokument-Datensatz speichern möchten, dann legen Sie den Datensatz in der App Dokumente an.

    Archivdokumente

Dynamisch generierte Anlagen

Im Block Dynamisch generierte Anlagen können Sie eine oder mehrere Dokumentvorlagen eintragen. Auf Basis dieser Dokumentvorlagen werden Dokumente generiert, die mit dem xRM-Mailing versendet werden. Diese Dokumente enthalten in der Regel Daten aus dem Ausgangsdatensatz.

In der Auswahlliste werden die Dokumentvorlagen angezeigt, die für den Ausgangsdatensatz-Typ verfügbar sind.

Dynamisch generierte Anlagen konfigurieren

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Wählen Sie die gewünschten Dokumentvorlagen.